SmartLockr - nov 11, 2020

Bestanden uploaden eenvoudig gemaakt

Bestanden uploaden eenvoudig gemaakt

Stel: je zou iets kunnen veranderen aan de manier waarop je bestanden ontvangt. Wat zou het dan zijn? Bestanden veiliger ontvangen? Sneller of juist gemakkelijker? SmartLockr maakt het allemaal mogelijk met een uploadverzoek. Hoe het precies werkt, lees je in deze blog.

 

Wat is een uploadverzoek?

Een uploadverzoek is een veilige manier om bestanden te ontvangen. Degene die het verzoek ontvangt, kan via dit verzoek de bestanden uploaden en terugsturen. Eenvoudig en snel, zonder de kans op het maken van een fout. De bestanden gaan namelijk direct naar degene van wie het verzoek afkomstig is. Voor gevoelige stukken in bijvoorbeeld de advocatuur of patiëntendossiers met medische gegevens in de zorg, kan dit de uitkomst bieden.

Dit is hoe het werkt:
Bestanden uploaden met SmartLockr

  1. De verzender verstuurt een uploadverzoek. Hiermee kan er worden aangegeven welke bestanden er zijn gewenst en in welk formaat. Vanaf het moment dat het uploadverzoek is aangemaakt, is er een veilig kanaal gecreëerd.
  2. De ontvanger van het verzoek ontvangt een e-mail met een link. Via de link komt de ontvanger in het beveiligde kanaal. Hier kunnen de bestanden worden geüpload en worden teruggestuurd.
  3. Als de bestanden zijn verstuurd, dan krijgen zowel verzender als ontvanger een notificatie. 

 

Waarom bestanden uploaden met een uploadverzoek onmisbaar is

Het is eigenlijk heel eenvoudig: een uploadverzoek maakt je werkproces makkelijker en veiliger. En dat is onder regelgevingen zoals de AVG en NTA 7516 belangrijker dan ooit tevoren. Jij als organisatie ontvangt dagelijks waarschijnlijk veel bestanden. Ongeacht de sector: wie veel gevoelige informatie ontvangt, moet dit op een veilige manier doen.

Enkele voorbeelden:

Juridische dienstverlening

Door de coronacrisis kan een advocaat belangrijke stukken niet meer persoonlijk afleveren. Er wordt dan gekozen voor veilig mailen. Omdat er veel fout kan gaan bij e-mail (denk aan het verzenden van informatie naar de verkeerde persoon), moet de communicatie voldoende beveiligd zijn. Met het uploadverzoek kan de advocaat de stukken opsturen, die direct naar de geauthentiseerde ontvanger gaan. Zonder tussenkomst van derden, zonder onbevoegden die de bestanden kunnen inzien.

De zorg

Een nieuwe patiënt wilt zich inschrijven bij een zorgcentrum. Het inschrijfformulier bevat veel privacygevoelige informatie, dus is het belangrijk dat deze informatie veilig wordt verstuurd. Met een uploadverzoek maak je het de nieuwe patiënt makkelijk om het formulier te versturen.

Gemeente

Burgers sturen voor verschillende zaken bestanden naar gemeentes. Om deze stroom aan inkomende bestanden te reguleren, is het handig uploadverzoeken in te zetten. Burgers kunnen eenvoudig bestanden uploaden, waarna deze direct bij de juiste personen/afdelingen terechtkomen.

Welke soort informatie je ook wenst te ontvangen, met het uploadverzoek gebeurt het altijd veilig.


De voordelen van het uploadverzoek van SmartLockr

Al diverse organisaties maken gebruik van een uploadverzoek. Maar niet elk soort is hetzelfde. SmartLockr richt zich met het uploadverzoek op de gebruiksvriendelijkheid. Zowel de verzender, als de ontvanger moeten met minimale inspanning bestanden veilig kunnen uitwisselen.

Het uploadportaal van SmartLockr biedt je organisatie daarom ook veel voordelen:

  • Ontvang bestanden eenvoudig en veilig

    Zodra het verzoek is verstuurd, is het aan de ontvanger om de bestanden te uploaden. Jij als verzender hoeft Hierna niks meer te doen.

  • Geef specifieke bestandstypes en -groottes aan, en voorkom dat je verkeerde bestanden ontvangt

    Om te voorkomen dat mensen verkeerde bestanden (lees: formaat of grootte) uploaden, kun je dit in je uploadverzoek aangeven. Verwacht je een PDF-bestand? Dan kan de ontvanger alleen dit formaat selecteren. Selecteert de ontvanger bijvoorbeeld een .doc document, dan komt er een foutmelding.

  • Ontvang grote bestanden eenvoudig

    SmartLockr maakt het mogelijk om grote bestanden (Terabytes) te verzenden. Hierdoor hoeft niemand meer gebruik te maken van onveilige diensten als WeTransfer en Dropbox.

  • Bestanden uploaden wordt simpel gemaakt voor de verzender

    En de verzender? Die hoeft niks anders te doen dan te reageren op het uploadverzoek. Met de vooraf aangegeven informatie is het duidelijk wat er precies wordt verwacht. Er hoeft geen software te worden geïnstalleerd. Daarnaast is het duidelijk welke bestanden er worden verwacht.

  • Behoud controle over de stroom aan inkomende bestanden

    Moeten bepaalde bestanden direct naar specifieke personen binnen de organisatie? Dan kun je dit eenvoudig aangeven. Voorkomen dat bestanden onnodig circuleren en zorg dat ze bij de juiste personen terechtkomen.

veilig mailen met SmartLockr

Written by SmartLockr