SmartLockr - mei 8, 2020

Feature Friday: bevestigen vóór verzending simpel uitgelegd

Feature Friday: bevestigen vóór verzending simpel uitgelegd

In deze serie zullen wij iedere vrijdag één van onze functionaliteiten uitlichten. Ons Intelligent Data Protection Platform bestaat namelijk uit krachtige functionaliteiten, die ervoor zorgen dat u op een gebruiksvriendelijke en veilige manier kunt communiceren. Met deze blogs zullen wij dan ook laten zien hoe deze functionaliteiten werken. Dat doen we simpel, kort en bondig!

Vandaag hebben we het bevestigen van bijlagen en ontvangers. Het hoe, wat en waarom leest u hier.

 

Waarom fouten snel gemaakt worden


De meeste datalekken ontstaan door menselijke fouten. We hebben het al eerder gezegd en zullen dat ook blijven doen.

Het verzenden van informatie naar de verkeerde persoon bleek ook in 2019 de grootste veroorzaker van datalekken. In maar liefst 67% van alle gevallen werd er informatie met de verkeerde ontvanger gedeeld.

En dat kan verschillende redenen hebben: vermoeidheid, onoplettendheid of vluchtigheid. Dat hoeft geen probleem te zijn als het om bijvoorbeeld felicitaties naar een collega gaat. Maar, het wordt natuurlijk een ander verhaal als het gaat om gevoelige informatie. Gegevens, die niet door iedereen zou mogen worden ingezien.

Hoewel het niet de intentie zal zijn om informatie met de verkeerde personen te delen, gebeurt dit nog te vaak. Wat de reden hiervan precies is, we zien altijd één factor terugkomen: het gebrek aan bewustwording. Om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt, is het dus belangrijk om hier op in te spelen.

 

Hoe het bevestigen van bijlagen en ontvangers zal helpen


Omdat we de handeling voor het verzenden niet uit handen kunnen nemen, helpen wij door de gebruiker de beste handvatten te geven. Op deze manier kan de kans op een fout worden geminimaliseerd.

Een voorbeeld:
U wilt een cliëntendossier mailen naar uw collega Peter. De e-mail is opgesteld, het dossier is geselecteerd en u typt Peter in het aan-veld. U selecteert de eerste Peter en verzendt uw mail. Enkele minuten later krijgt u een reactie op dit bericht: het is niet van uw collega Peter, maar van een zakelijke relatie, Peter, naar wie u het dossier heeft gemaild. Oeps!

 

check on files and recipients

SmartLockr heeft daarom een functie, waarbij zowel bijlagen als ontvangers moeten worden bevestigd, vóórdat het bericht kan worden verzonden. De voordelen?

  • De gebruiker zal zich er van bewust zijn dat er gegevens zullen worden gedeeld;
  • Als er een verkeerde bijlage is geselecteerd, dan kan dat tijdens deze controle nog worden opgemerkt. U dient alle toegevoegde bijlagen te bekijken en te bevestigen;
  • Hetzelfde geldt voor de ontvangers. Is er iets fout gegaan bij autofill of heeft u gewoonweg een verkeerd e-mailadres ingevoerd?  Dan zal dat ook in dit scherm duidelijk worden.

 

Een ongeluk zit nu eenmaal in een klein hoekje. Daarom helpt SmartLockr om het risico op datalekken te voorkomen: dat is onze missie.

 Hoe dat er precies uitziet, ziet u in onderstaande video:

Email en bestand bevestigen4d4bc908.autosave12

 

 

veilig mailen met SmartLockr

Written by SmartLockr