SmartLockr - jul 10, 2020

Feature Friday: Excluded domains

Feature Friday: Excluded domains

Het SmartLockr Intelligent Data Protection Platform maakt veilige communicatie mogelijk. Dit betekent veilig mailen, veilig delen en veilig communiceren binnen een beveiligde omgeving. Om u op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen, delen we elke vrijdag een nieuwe of vernieuwde feature in onze “Feature Friday”. Vandaag hebben we een een functionaliteit waarbij de gebruiksvriendelijkheid binnen de organisatie wordt verhoogd: namelijk het uitsluiten van domeinen, oftewel excluded domains.  Hoe dat precies werkt, leggen wij u graag uit.

 

Wat zijn excluded domains?

Berichten en bestanden die met SmartLockr worden verzonden, krijgen een bepaalde mate van veiligheid mee. Dat hangt af van het type bericht wat u heeft gekozen en de beveiliging die daarbij hoort. De ontvanger kan daarbij worden gevraagd zich te authentiseren middels twee-factor-authenticatie. Of ontvangen bestanden kunnen slechts worden gedownload vanuit een beveiligd SmartLockr portaal, via een link in een e-mail.

Soms wilt u dat niet, omdat u bijvoorbeeld vaak met een bepaalde relatie communiceert. Of er zijn bepaalde domeinen en/of e-mailadressen die binnen de organisatie worden vertrouwd, waardoor daar geen extra beveiliging van SmartLockr voor nodig is.

In dit geval bieden excluded domains de uitkomst. Hiermee kunt u deze e-mailadressen en domeinen uitsluiten, waardoor berichten naar deze adressen als gewone e-mail worden verzonden.

 

Wanneer is het handig om excluded domains in te stellen?

  • Om te beginnen verhoogt het de gebruiksvriendelijkheid aan de ontvangerskant. Ontvangers hoeven namelijk geen extra handelingen te verrichten wanneer zij van uw organisatie vertrouwelijke informatie ontvangen. Dat werkt wel zo fijn, als er bijvoorbeeld regelmatig wordt gecommuniceerd tussen uw organisatie en bepaalde ontvangers.

    Daarnaast kan het wenselijk zijn in de communicatie met ontvangers, die vanuit een organisatiebeleid geen e-mails mogen openen die verzonden zijn door een derde partij. Dit geldt o.a. voor banken, waarbij werknemers bijvoorbeeld niet op links in e-mails mogen klikken.
  • Ook kan het zijn dat de ontvangende partij e-mails ontvangt via een systeem, wat het gebruik van SmartLockr niet ondersteunt. Hierdoor zou er hinder kunnen worden ondervonden bij het openen van een bericht wat is verzonden met SmartLockr. Door deze specifieke domeinen uit te sluiten, zullen de e-mails als normale e-mails worden verzonden.
  • Tot slot geldt dit ook voor interne communicatie: het zijn immers de eigen werknemers waar informatie mee wordt gedeeld. Het is goed voor te stellen dat hier geen extra beveiliging voor nodig is.

Hoe u deze excluded domains instelt, hangt af van de mate waarin u het vertrouwt om met bepaalde ontvangers onbeveiligd te mailen.

 

Hoe excluded domains in SmartLockr werken

Het uitsluiten van een domein kan alleen worden gedaan door de beheerder binnen de organisatie.
Dit gebeurt eenvoudig vanuit het beheerdersportaal. In het menu aan de linkerkant, onder gebruikers, vindt u de optie ontvangersbeleid. Dit is de plek waar zowel domeinen als de specifieke e-mailadressen kunnen worden toegevoegd.

Wanneer u klikt op uitgesloten domein toevoegen, dan ziet u onderstaand scherm waar u de uitsluitingen kunt toevoegen:

Excluded domains

veilig mailen met SmartLockr

Written by SmartLockr