SmartLockr - okt 9, 2020

Oeps, ik heb een e-mail verzonden naar de verkeerde persoon. Wat nu?

Oeps, ik heb een e-mail verzonden naar de verkeerde persoon. Wat nu?

Een e-mail naar de verkeerde persoon: het komt vaker voor dan we misschien denken. Daarom is het ook niet gek dat het één van de veelgestelde vragen is. Want ja, we mailen nu eenmaal veel en soms lijkt het wel een automatisch proces. Na het beantwoorden van e-mails van bijvoorbeeld collega’s stellen we tussendoor vaak ook nog zelf een e-mail op. En dan lijkt het vaak mis te gaan: voordat we het door hebben is de e-mail naar de verkeerde ontvanger verzonden. Oeps, en nu?


Het antwoord hangt af van een aantal dingen. Maakt u gebruik van een veilige e-mailoplossing? Dan is de kans groot dat er mogelijkheden zijn om deze fout te herstellen. Doet u dat nog niet, dan is het goed om hierover na te denken. Een verzonden e-mail is namelijk niet meer terug te halen: dit zou in sommige gevallen problemen kunnen opleveren.


Hoe het terugtrekken van een e-mail een datalek kon voorkomen

Vanuit de markt horen we vaak verhalen over dingen die weleens mis gaan bij het verzenden van een e-mail. Denk hierbij aan het selecteren van de verkeerde ontvanger door auto-fill of de “allen beantwoorden”-knop, waardoor wellicht de verkeerde personen informatie te zien krijgen.

Eén van de voorbeelden kwam uit de zorg. Werknemer X had per ongeluk een dossier verzonden naar een collega, die niet bevoegd was om dit dossier in te zien. Gelukkig was deze zorginstelling voorzien van een veilige e-mailoplossing, waarbij het mogelijk was om het verzonden dossier te blokkeren. Vóórdat de ontvanger de mogelijkheid kreeg om het bericht in te zien, was het dus al geblokkeerd. In dit geval was het een geluk bij een ongeluk!

Leer hierover in onze meet the team-serie:


Er is een aantal oplossingen op de markt die dit mogelijk maakt:

  • Vanuit Microsoft 365 of Microsoft Exchange kunnen e-mails worden ingetrokken. Dit geldt alleen bij een ontvanger binnen dezelfde organisatie en als het bericht ongelezen is.
  • In Gmail is het mogelijk om binnen 30 seconden na verzending een bericht terug te trekken. Het nadeel is dat een fout alleen kan worden hersteld, vlak nadat het gemaakt is. Vaak zijn we ons hier niet direct van bewust.
  • SmartLockr heeft de mogelijkheid om berichten te volgen en de verzendstatus te bekijken. Mocht het nodig zijn, dan kunnen zowel bestand, ontvanger als ook het gehele e-mailbericht worden geblokkeerd.


De gevolgen van een verkeerd verzonden e-mail

In het geval u minder geluk hebt, dan kunnen er bepaalde gevolgen zijn waar u eventueel ook stappen in moet nemen:

  • Stuur een e-mail waarin u zich verontschuldigt voor wat er is voorgevallen. Dit komt niet alleen professioneel over, maar hiermee toont u aan dat u de ernst van de fout inziet
  • Informeer uw klanten, afhankelijk van de ernst van het lek, over wat er is gebeurd
  • Het is mogelijk dat u een klant verliest
  • U kunt uw baan kwijtraken als het lek grote gevolgen heeft voor de organisatie of
  • Er gebeurt niks, omdat u geen melding heeft gedaan van het lek.


In het laatste geval hangt het natuurlijk af van wat u heeft gestuurd. Gaat het om de uitnodiging van het bedrijfsfeest wat naar externe relaties is verzonden, dan schuiven er hooguit extra personen aan tafel.

Maar gaat het om gevoelige informatie zoals persoonsgegevens , dan is het serieuze zaak om dit goed op te pakken. In het kort kunnen we het verdelen in vervelende financiële gevolgen en schade als het gaat om de reputatie. Zo kunnen de kosten van een datalek hoog oplopen en kan diegene die het lek heeft veroorzaakt worden bestempeld als nonchalant. En zo’n label draagt niemand graag mee – zeker niet als het een gespreksonderwerp zou worden bij een volgende sollicitatie.

Of het lek ook moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, hangt van een aantal dingen af. Welke dat precies zijn, vindt u hier in de Meldplicht Datalekken.


Tips die u helpen bij veilig mailen

Bij het verwerken van gevoelige informatie kunt u niet voorzichtig genoeg zijn. Een ongeluk zit altijd in een klein hoekje. Daarom hebben wij deze tips voor u:

  • Begrijp waar het fout is gegaan, om herhaling te voorkomen
  • Beperk de gevolgen, door gelijk te handelen wanneer er iets is fout gegaan. Controleer of het lek binnen 72 uur moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en neem gelijk contact op met de ontvanger.
  • Gebruik een e-mailoplossing die u als gebruiker helpt bij het veilig communiceren. Bekijk of er mogelijkheden zijn die fouten beperken gedurende het gehele e-mailproces.

Download nu!

Written by SmartLockr