SmartLockr - jul 18, 2019

In 5 stappen naar veilig mailen

In 5 stappen naar veilig mailen

Veilige communicatie is belangrijk als er veel privacygevoelige informatie wordt gedeeld. Dit geldt zeker als het om veilig mailen gaat. Helaas is gebleken dat e-mailapplicaties an sich niet de juiste veiligheidsstandaarden hebben die onder de AVG gelden. Werken met een e-mailoplossing die wel aan deze standaarden voldoet, scheelt je als organisatie een hoop gedoe achteraf. Maar wat maakt veilig e-mailen dan zo veilig? En waar moet je op letten? Wij hebben voor je 5 stappen in kaart gebracht.

 

1. Bewustwording onder medewerkers vergroten


We hebben het al eens eerder aangegeven: de grootste oorzaak van datalekken is het versturen van gegevens naar de verkeerde persoon. Vaak heeft dit ermee te maken dat men zich er niet van bewust is wát er wordt verstuurd en naar wie. Feit is dat menselijke fouten altijd gemaakt kunnen worden. Het is daarom belangrijk dat er bewustwording wordt gecreëerd onder de gebruikers. Dit kan vanuit de organisatie, maar dit is natuurlijk heel gemakkelijk te realiseren met het juiste syteem. Want bedenk je eens: hoeveel kleiner is de kans op een datalek, als je als gebruiker nog een reminder krijgt of de geselecteerde ontvangers en bestanden wel de juiste zijn?

Lees meer over veilig mailen 

 

2. Gevoelige content signaleren


Niet iedereen is zich bewust van wat gevoelige content is of wat persoonsgegevens precies zijn. En dat is ook zo gek nog niet, want wat voor een organisatie privacygevoelig kan zijn, is het voor de ander niet. Bij het opstellen van een e-mail zou het voor de gebruiker dan ook helpen als deze wordt gewezen op de verwerking van gevoelige content. Zo kunnen meldingen die gevoelige content signaleren, helpen.

→ LEES MEER:  Feature Friday: gevoelige informatie markeren in e-mailconcept

 

3. Versleutel berichten van begin tot eind


Een goede beveiliging is key. Letterlijk. Wanneer berichten met de juiste beveiliging worden verstuurd, dan verklein je hiermee de kans op een datalek. End-to-end encryptie maakt het dan ook mogelijk om je bericht van verzender tot ontvanger versleuteld te versturen. Het zorgt ervoor dat het bericht tijdens verzending versleuteld blijft; zelfs wanneer het bericht onderschept wordt, is deze niet inzichtelijk voor onbevoegden. Maar, dit is natuurlijk niet alles. Het gaat erom dat slechts de juiste ontvanger toegang krijgt tot het bericht. Hier komen één en twee-factor authenticatie bij kijken: slechts de geauthentiseerde ontvanger heeft toegang tot het versleutelde bericht.

→ LEES MEER:  Feature Friday: Versleutelde Mail

 

4. Gemak voor zowel de verzender als voor de ontvanger


Gemakt dient de mens. En in de digitale wereld waar systemen soms gecompliceerd kunnen zijn, willen wij altijd kiezen voor gemak. Dit geldt zeker wanneer het gaat om veiligheid, dat vanuit wetten en regels wordt opgelegd. Het laatste wat je als organisatie wil is systemen, die eerder als vervelend en moeilijk worden ontvangen dan een toevoeging zijn op het werkproces.


Een plug-and-play oplossing voor de verzender is natuurlijk ideaal. Door snelle implementatie én een makkelijk te gebruiken oplossing blijft e-mailen eenvoudig, maar dan met de juiste veiligheidseisen.
Voor de ontvanger geldt dat deze geen software hoeft te instaleren. Het ontvangen en verzenden van veilige bestanden moet net zo makkelijk zijn.

 

5. Berichten, bestanden en ontvangers blokkeren ná verzending


E-mailen blijft een menselijke handeling en zoals eerder gezegd kunnen fouten altijd worden gemaakt. Zelfs wanneer er al verschillende checks zijn gedaan en het risico op fouten is geminimaliseerd. Toch kan het gebeuren dat er alsnog een e-mail is verstuurd, met bijv. informatie naar de verkeerde persoon. De juiste oplossing kan ervoor zorgen dat berichten zelfs ná verzending nog kunnen worden geblokkeerd.

→ LEES MEER:  Blokkeren van verzonden e-mails, bestanden en ontvangers

 

 

Hoe kies je de juiste e-mailbeveiliging

Written by SmartLockr