In-house data-oplossing? Het hangt ervan af wiens huis je bedoelt

Data.

Je kan het niet voelen, aanraken, ruiken of proeven. Het is amper iets.

En tegelijkertijd is je data misschien wel je meest kostbare bezit, dus waarom zou je er niet net zo zuinig op zijn als op je huis, je auto of een ander object dat je lief is?

Het klinkt als een no-brainer. Toch zijn er veel organisaties die hun data vrijwillig uit handen geven wanneer ze een oplossing voor veilig mailen aanschaffen.

Het is alsof je je huis afstaat aan de mensen die er een inbraakalarm voor je hebben geïnstalleerd. Dat klinkt belachelijk, maar het geeft goed weer hoe data voor veel mensen nog een enigszins vaag begrip is, en dat ze er wellicht nog makkelijker over denken wanneer een andere partij het op zich neemt die data te beschermen.

Niemand verwacht dat een beveiligingsfirma je huis krijgt, dus waarom zou een bedrijf dat je data beveiligt wel je data mogen houden?

Je verstuurt een e-mail, en dan?

Stuur je een e-mail beveiligd met Smartlockr, dan wordt deze verzonden en opgeslagen met zero knowledge end-to-end versleuteling. Dat betekent dus dat niemand, behalve jij en de geautoriseerde ontvangers, er toegang tot heeft. De vraag die dat oproept is waar die verzonden mail uiteindelijk wordt opgeslagen, en waar je deze als ontvanger terug kan vinden.

Verzonden e-mails in eigen e-mailomgeving

Het is belangrijk voor je organisatie om te weten wat er met je data gebeurt. Bij Smartlockr worden je versleuteld verzonden e-mails opgeslagen in de map van verzonden items, waar ze netjes en veilig worden gearchiveerd.  Smartlockr draait namelijk mee in de Active Directory van de betreffende organisatie. Het voordeel? De verzender blijft in controle over de verzonden data, terwijl de de data veilig staat opgeslagen in de omgeving van de klant - zonder toegang door onbevoegden. 

Dat laatste is belangrijk, omwille van je privacy in het algemeen, maar vooral wanneer je als organisatie besluit om over te stappen naar een andere leverancier. Waar en hoe je data wordt opgeslagen, bepaalt voor een groot gedeelte hoe makkelijk je exit-strategie is.

Data in eigen beheer en je exit-strategie

Stel, je besluit om niet verder te gaan met de huidige leverancier en kiest ervoor om over te stappen. Wat gebeurt er met je data wanneer je een contract opzegt?

In tegenstelling tot Smartlockr zijn er leveranciers die data van klanten in eigen beheer houden. Verzonden e-mails worden opgeslagen op de servers van deze leveranciers en niet bij de gebruiker zelf. Dit betekent dat de leverancier voor de duur van je contract al je data in bezit heeft. Wanneer je besluit te vertrekken, wordt de overstap een probleem. Je data kan namelijk niet makkelijk worden overgedragen.

Probeer je reactie voor te stellen wanneer het bedrijf dat je inbraakalarm heeft verzorgd na afloop zegt Bedankt voor de fijne samenwerking, maar we houden wel de sleutel van je huis.

Dat klinkt natuurlijk belachelijk, maar dit is in wezen wat er gebeurt wanneer je in zee gaat met een e-mailoplossing van een bedrijf dat al je data in eigen beheer opslaat. Het resultaat is een externe partij, waar je verder geen overeenkomst meer mee hebt, met toegang tot je vertrouwelijke gegevens.

Waar wordt mijn data opgeslagen? is een van de vele overwegingen die komen kijken bij het kiezen van de juiste oplossing voor veilig e-mailen. Het spreekt voor zich dat bedrijven die zogenaamde in-house oplossingen aanbieden hier niet mee te koop lopen, of dat ze je voorhouden dat het opslaan van jouw data onderdeel is van de oplossing die je zoekt.

Dat is het dus niet.

Om je te helpen de markt te navigeren en om te voorkomen dat je door valse beloften in vervelende situaties belandt, en natuurlijk om er zeker van te zijn dat jouw data altijd van jou blijft, hebben we een handige (en gratis) whitepaper voor je. Klik op de link hieronder voor het antwoord op de vraag Hoe kies je de juiste e-mailbeveiliging?