5 manieren waarop faxen nog altijd beter is dan mailen


5 manieren waarop faxen nog altijd beter is dan mailen

Ondanks alle moderne technologie die je tegenwoordig om je heen ziet, kan je nog steeds op veel plekken een fax vinden, zoals bijvoorbeeld in ziekenhuizen, huisartsenpraktijken, klinieken… Zie je medisch personeel, dan weet je: er is een faxapparaat in de buurt.

En terecht. We rekenen al meer dan 100 jaar op de fax. Die hoge mate van betrouwbaarheid is echter niet de enige reden dat mensen nog steeds de fax gebruiken om gevoelige informatie te versturen. Vandaar dat we nog maar even 5 redenen geven waarom faxen toch echt beter is dan mailen.

 

5 voordelen van de fax

 

1. Extra vrije tijd terwijl je werkt

Een e-mail kan je in een vloek en een zucht de wereld rond laten gaan. Bij een fax ben je een paar minuten kwijt, keer op keer op keer!

Die tijd kan je natuurlijk focussen op andere belangrijke dingen, maar dankzij de fax krijg je elke keer een kleine pauze.

Wij raden je aan om bij elke fax die je verstuurt een lekker kopje koffie te drinken, aangezien allebei ongeveer evenveel tijd in beslag nemen.

Toegegeven, het is niet zo efficiënt als op ‘Verzenden’ klikken, maar faxen is nu eenmaal iets wat we al sinds jaar en dag doen, dus het moet wel goed zijn.

 

2. Nog méér vrije tijd wanneer je grote bestanden verstuurt

Weet je nog hoe bestanden en downloadsnelheden vroeger in kilobytes werden uitgedrukt? Dankzij faxmachines kan je net een beetje langer in het verleden blijven!

Een fax versturen duurt niet alleen lang, ook de omvang van je bericht is bij een fax slechts een fractie van wat je per e-mail kan versturen.

Gebruik je bijvoorbeeld een oplossing voor veilig mailen van SmartLockr, dan kan je in een handomdraai bestanden van wel 5 terabyte versturen. Met een fax zou je miljoenen pagina’s één voor één en met de hand door je faxmachine moeten halen.

Bijlages zijn met faxen niet mogelijk, dus als je een groot bestand wil versturen… Nou ja, laten we zeggen dat je dankzij de fax oneindig veel koffiepauzes kan inlassen!

 

fax-machine-1

 

3. Zelfs nóg meer extra tijd voor jezelf wanneer je een faxapparaat met anderen deelt

Tegenwoordig kan je heel eenvoudig e-mails veilig versturen vanaf een computer, een laptop, tablet of mobiele telefoon. Het versturen van een e-mail is dus geen excuus om van je werk afgeleid te worden. Waar je ook bent, wat je ook doet, een e-mail is altijd zo gebeurd.

Faxmachines zijn net zo mobiel als het gebouw waarin ze staan. Oftewel, wil je een fax versturen, dan moet je al je werk neerleggen en jezelf naar het dichtstbijzijnde faxapparaat begeven. Dit is met name erg tijdrovend als er net iemand voor je in de rij staat die al hun faxen van die dag in één keer wil uitsturen.

In andere woorden: Starbucks kan gerust naast elk faxapparaat een vestiging openen.

 

4. Faxen is perfect voor als je even niet aan privacy wil denken

Stuur je gevoelige informatie per fax, dan kan je andermans privacy niet garanderen. Lekker makkelijk als je toch al veel aan je hoofd hebt!

Het enige wat je met een fax kan doen is zorgen dat er niemand over je schouder meekijkt. Of de persoon aan de andere kant van de lijn de beoogde ontvanger is, weet je nooit zeker. Het enige wat je zeker weet is dat er ergens een faxapparaat informatie uitspuwt voor degene die er toevallig naast staat.

fax-machine-privacy-1

Er zijn mensen die vinden dat privacygevoelige informatie het best verstuurd kan worden met twee-factor authenticatie (2FA). En die mensen hebben gelijk.

Maar goed, je gebruikt een fax, dus 2FA is geen optie, dus ook niets waar je verder bij stil hoeft te staan.

Nog een voordeel: fouten maken is erg gebruikelijk bij het versturen van een fax. Bijvoorbeeld per ongeluk een verkeerd nummer intypen is iets waarbij een faxapparaat je niet zal helpen.

Lees meer: Werknemers grootste risico databeveiliging: tips die jou zullen helpen

Oh, en gegevens kunnen met een fax ook niet versleuteld worden verzonden. Dus als je per ongeluk iets naar de verkeerde persoon stuurt, dan is er niets meer te doen.

 

5. Faxapparaten zijn binnenkort verleden tijd

Zoals je misschien al hebt gemerkt, is dit niet echt een blog om het gebruik van de fax te promoten. Het moderniseren van de gezondheidszorg (of elke andere branche) gaat automatisch gepaard met het afscheid van verouderde technologie.

Zo ook de fax. Dus alle “voordelen” van faxen – de grote tijdsverspilling, papierverspilling en gebrek aan privacy – behoren binnenkort tot het verleden.

Hoewel dit een hele positieve ontwikkeling is, begrijpen we dat de overgang van oude naar nieuwe technologie lastig blijft.

Het is een uitdaging die echter niet lang meer op zich laat wachten: op 1 april 2022 zal KPN namelijk de spreekwoordelijke stekker uit het ISDN-netwerk trekken. Oftewel, faxen is vanaf die dag niet meer mogelijk.

Los van de technische implicaties, betekent het afscheid van de fax dat veel organisaties hun processen en de manier waarop aan privacywetgeving wordt voldaan, moeten aanpassen.

Gelukkig is dat iets waar wij je bij kunnen helpen!

SmartLockr maakt het organisaties niet alleen mogelijk om veilig te communiceren. We maken het ook makkelijk, onder andere door te helpen bij het uitfaseren van de fax.

Een voorbeeld van een organisatie die we hiermee hebben geholpen, ontdek je in deze casestudie:

Veilig en gebruiksvriendelijk mailen voor Zorgspectrum Het Zand


Om te weten waar je nog meer op moet letten om veilige communicatie eenvoudig te maken, kan je onze gratis whitepaper over dit onderwerp downloaden. Klik daarvoor op de link hieronder: 

Hoe kies je de juiste e-mailbeveiliging

Similar posts