SmartLockr - mrt 6, 2020

Feature Friday: Verzonden mail intrekken

Feature Friday: Verzonden mail intrekken

Om u op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen, delen we elke vrijdag een nieuwe of vernieuwde feature in onze “Feature Friday”.

Vandaag: het blokkeren van de bijlagen, bericht of ontvangers, ná verzending van het bericht. Het delen van documenten gaat eenvoudig en snel. U stelt een e-mail op, selecteert de ontvanger(s) en bijlage(n) en de e-mail is verzonden. Helaas kan het in alle haast ook snel verkeerd gaan.

  • Wat als u er na verzending achterkomt dat u de verkeerde bestanden heeft verzonden?
  • Of de juiste bestanden, maar naar de verkeerde persoon?
  • Of er in het ergste geval dat dat een volledig bericht verkeerd is verzonden?

Met andere woorden: welke gevolgen zou het voor u hebben als u per ongeluk bestanden naar iemand verzendt, die deze niet zou mogen inzien?

Ervaar het gemak van veilig bestanden delen met SmartLockr, probeer nu vrijblijvend

Gebrek aan bewustwording

Een verkeerd verzonden e-mail kan grote gevolgen hebben. Vorig jaar is er nog  een gemeente in het nieuws gekomen, nadat bleek dat gevoelige gegevens naar een verkeerd e-mailadres waren verzonden. Tevergeefs is er geprobeerd de verstuurde bestanden te laten verwijderen. Dit betekent dat door een menselijke fout meerdere kunnen worden getroffen door een datalek. Niet bepaald een situatie waar je als gemeente, of elke andere organisatie, op zit te wachten.


Het op de juiste manier verwerken van gevoelige data, begint bij bewustwording.

  • Zijn de juiste bestanden geselecteerd? Gaat het bericht naar de juiste ontvanger?
  • Weet u zeker dat de juiste informatie wordt gedeeld met de juiste persoon?
  • Bij drie keer ja zou er niks meer mis kunnen gaan. 

Toch? Helaas zit een ongeluk in een klein hoekje – en dat weten we allemaal. Mocht er dan tóch nog iets zijn tussen geglipt, dan hebben we ook daar een oplossing voor.

Alles over veilig bestanden delen en het voorkomen van datalekken.

 

Blokkeer op verschillende lagen ná verzending met SmartLokr

Outlook biedt u standaard de optie om een bericht weer in te trekken na verzending, maar in veel gevallen zal het niet werken. Zo is het o.a. niet mogelijk om het bericht in te trekken als de ontvanger geen gebruik maakt van Outlook of als de e-mail is verplaatst naar een andere map. Met SmartLockr kan de eindgebruiker een verzonden e-mail altijd ontoegankelijk maken, ongeacht welke e-mailomgeving de ontvanger gebruikt of in welke map het is opgeslagen. Zo blijft u altijd in controle over de data die uw organisatie verlaten.

 

Blokkeer bijlagen ná verzending met SmartLokr 
 
 

Verzonden mail intrekken - Opties

Als blijkt dat u per ongeluk informatie naar de verkeerde persoon heeft verzonden, dan zijn er verschillende mogelijkheden. Uw verzonden berichten blijven namelijk in de verzonden items van uw inbox staan. Op deze manier kunt u altijd zien wat er is verzonden en kunt u het e-mailbericht weer terughalen. Hierbij zij er de volgende opties:

 

1. Blokkeren van ontvanger

Of u nu een e-mail naar meerdere ontvangers stuurt of slechts één: het kan voorkomen dat er een verkeerd e-mail adres tussen staat. Met één druk op de knop kunt u de gewenste ontvangers blokkeren, simpel en snel. In een handig overzicht kunt u namelijk zien naar wie het bericht is verzonden. Daarbij kunt u per ontvanger selecteren wie er wel of niet geblokkeerd moeten worden. 

 

2. Blokkeren van bijlage

Zijn de juiste ontvangers geselecteerd, maar zit er een bijlage tussen die niet verzonden had moeten worden? Dan kunt u deze bijlage blokkeren. Hierbij kunt u kiezen om de bijlage voor iedereen te blokkeren of voor slechts een aantal ontvangers. Dit heeft als voordeel dat u controle houdt over wie iets wel of niet mag inzien. Dit scheelt u ook veel tijd: u hoeft namelijk niet iedereen te blokkeren om vervolgens de (juiste) bijlagen te verzenden. 

 

3. Blokkeren van gehele bericht

Als blijkt dat het gehele bericht verkeerd is verzonden, dan kunt u deze in z’n geheel blokkeren. Hiermee worden zowel alle ontvangers, als ook alle bijlagen, geblokkeerd. Op deze manier voorkomt u dat informatie bij de verkeerde personen terechtkomt, zelfs nadat een bericht is verzonden. En dat is een groot voordeel. Zelfs als er tijdens het opstellen van een bericht een fout is gemaakt, dan kan deze nog worden rechtgetrokken.

Door meerdere lagen van beveiliging in te bouwen,  zorgt SmartLockr ervoor dat de kans op een datalek met minstens 97% kan worden verlaagd. Zelfs als er dus door onoplettendheid een fout is gemaakt. Wilt u weten welke functionaliteiten SmartLockr nog meer heeft ontwikkeld om veilige communicatie mogelijk te maken? Houd dan onze Feature Friday in de gaten, waar we u altijd op de hoogte zullen houden van nieuwe en/of vernieuwde features! 

Probeer nu vrijblijvend

Written by SmartLockr