SmartLockr - mei 15, 2020

Blokkeren van verzonden e-mails, bestanden en ontvangers

Blokkeren van verzonden e-mails, bestanden en ontvangers

SmartLockr: dat is één platform, met verschillende functionaliteiten.  In deze serie zullen wij er iedere vrijdag één uitlichten en laten zien hoe veilig én gebruiksvriendelijk werken eruit ziet. Dat doen we simpel, kort en bondig in minder dan 500 woorden.

Vandaag hebben we het blokkeren van verzonden e-mails. Het hoe, wat en waarom leest u hier.

 

Waarom een fout snel gemaakt is


Het delen van documenten gaat eenvoudig en snel. U stelt een e-mail op, selecteert de ontvanger(s) en bijlage(n) en de e-mail is verzonden. Maar,

  • Wat als u er na verzending achter komt dat u de verkeerde bestanden heeft verzonden?
  • Of de juiste bestanden, maar naar de verkeerde persoon?

 

Een simpel voorbeeld:
U wilt gegevens van klant X delen met uw collega Marieke. U stelt een e-mail op, selecteert het bestand en verzendt het bericht naar Marieke. Maar dan blijkt dat de e-mail is verzonden naar een andere Marieke: namelijk één van uw klanten. Iets waar u natuurlijk niet op zit te wachten.
Een verkeerd verzonden e-mail kan grote gevolgen hebben. Vorig jaar kwam deze gemeente in het nieuws, nadat bleek dat gevoelige gegevens naar een verkeerd e-mailadres waren verzonden.

 

Hoe verzonden e-mails blokkeren uw data veilig kan houden


Outlook biedt de mogelijkheid om berichten in te trekken, maar werkt niet ideaal. Zo is het o.a. niet mogelijk om het bericht in te trekken als de ontvanger geen gebruik maakt van Outlook of als de e-mail is verplaatst naar een andere map.

Deze functionaliteit van SmartLockr kent vele voordelen:

  • De verzonden e-mail blijft in de verzonden items en is daarom makkelijk terug te vinden;

  • Het werkt ook als de ontvanger geen Outlook gebruikt of als het bericht inmiddels is verplaatst naar een andere map.

 

Blokkeren


Er zijn daarbij 3 verschillende manieren waarop u verkeerd verzonden informatie kunt blokkeren.  Dat kan door:

 

1.Het blokkeren van de ontvanger

Met één druk op de knop kunt u de gewenste ontvanger(s)blokkeren. In een handig overzicht kunt u namelijk zien naar wie het bericht is verzonden. Daarbij kunt u per ontvanger selecteren wie er wel of niet geblokkeerd moeten worden. 

 

2.Het blokkeren van bestanden

Zijn de juiste ontvangers geselecteerd, maar zit er een bestand tussen wat niet verzonden had moeten worden? Dan kunt u ook slechts het bestand blokkeren. Hierbij kunt u kiezen om de bijlage voor iedereen te blokkeren of voor slechts een aantal ontvangers. Dit heeft als voordeel dat u controle houdt over wie iets wel of niet mag inzien. Dit scheelt u ook veel tijd: u hoeft namelijk niet iedereen te blokkeren om vervolgens de (juiste) bijlagen te verzenden. 


3. Het blokkeren van gehele bericht

Als blijkt dat het gehele bericht verkeerd is verzonden, dan kunt u deze in z’n geheel blokkeren. Hiermee worden zowel alle ontvangers, als ook alle bestanden geblokkeerd. En dat scheelt een hoop ongemak!


Een ongeluk zit nu eenmaal in een klein hoekje. Daarom helpt SmartLockr om het risico op datalekken te voorkomen: dat is onze missie.

 

Hoe dat er precies uitziet, ziet u in onderstaande video:

FF Tracking and blocking NL 1.4

 

veilig mailen met SmartLockr

Written by SmartLockr