SmartLockr - feb 9, 2021

Verzonden mail intrekken, bestanden & ontvangers blokkeren

Verzonden mail intrekken, bestanden & ontvangers blokkeren

SmartLockr: dat is één platform, met verschillende functionaliteiten.  In deze serie zullen wij er iedere vrijdag één uitlichten en laten zien hoe veilig én gebruiksvriendelijk werken eruit ziet. Dat doen we simpel, kort en bondig in minder dan 500 woorden.

Vandaag bespreken we het intrekken van verzonden e-mails. Hoe, wat en waarom lees je hier.

 

Waarom een fout snel gemaakt is

Het delen van documenten gaat eenvoudig en snel. Je stelt een e-mail op, selecteert de ontvanger(s) en bijlage(n) en de e-mail is verzonden. Maar,

  • Wat als je er na verzending achter komt dat je de verkeerde bestanden hebt verzonden?
  • Of de juiste bestanden hebt verstuurd naar de verkeerde persoon?

Een simpel voorbeeld:
Je wil gegevens van klant X delen met je collega Marieke. Je stelt een e-mail op, selecteert het bestand en verzendt het bericht naar Marieke. Maar dan blijkt dat de e-mail is verzonden naar een andere Marieke: namelijk één van je klanten. Iets waar je natuurlijk niet op zit te wachten.

Cijfers van de Autoriteit Persoonsgegevens (2020)  laten namelijk zien dat 66% van de datalekken wordt veroorzaakt door menselijke fouten. Veilig mailen vereist daarom meer - het vergroten van bewustwording is een goed startpunt. 

Een verkeerd verzonden e-mail kan grote gevolgen hebben. In 2019 kwam deze gemeente in het nieuws, nadat bleek dat gevoelige gegevens naar een verkeerd e-mailadres waren verzonden.

 

Verzonden mail intrekken en houd je gegevens veilig

Hoe je verzonden mails intrekt in OutLook

Outlook biedt de mogelijkheid om een e-mail terug te roepen, maar dit werkt niet altijd perfect. Zo is het in Outlook niet mogelijk om een bericht in te trekken als de ontvanger geen gebruik maakt van Outlook of als de e-mail is verplaatst naar een andere map.

  1. Ga naar de map 'Verzonden items' en dubbelklik op het bericht dat je wil intrekken.
  2. Selecteer het tabblad "Bericht" van het e-mailberichtvenster.
  3. Klik op het dropdown-menu 'Acties' en selecteer 'Dit bericht intrekken'.

 

Met de functies van SmartLockr kan je eenvoudig e-mails blokkeren om datalekken te voorkomen:

Hieronder staan de voordelen van SmartLockr's functies:

  • De verzonden e-mail blijft in de verzonden items en is daarom makkelijk terug te vinden;

  • Het werkt ook als de ontvanger geen Outlook gebruikt of als het bericht inmiddels is verplaatst naar een andere map.

Blokkeren


Er zijn daarbij 3 verschillende manieren waarop je verkeerd verzonden informatie kunt blokkeren.  Dat kan door:

1.Het blokkeren van de ontvanger

Met één druk op de knop kan je de gewenste ontvanger(s)blokkeren. In een handig overzicht kan je namelijk zien naar wie het bericht is verzonden. Daarmee kan je per ontvanger selecteren wie er wel of niet geblokkeerd moeten worden. 

 

2.Het blokkeren van bestanden

Zijn de juiste ontvangers geselecteerd, maar zit er een bestand tussen wat niet verzonden had moeten worden? Dan kan je ook slechts het bestand blokkeren. Hierbij kan je kiezen om de bijlage voor iedereen te blokkeren of voor slechts een aantal ontvangers. Dit heeft als voordeel dat je controle houdt over wie iets wel of niet mag inzien. Dit scheelt je ook veel tijd: je hoeft namelijk niet iedereen te blokkeren om vervolgens de (juiste) bijlagen te verzenden. 


3. Het blokkeren van gehele bericht

Als blijkt dat het gehele bericht verkeerd is verzonden kan je deze in z’n geheel blokkeren. Hiermee worden zowel alle ontvangers, als alle bestanden geblokkeerd. En dat scheelt een hoop ongemak!


Een ongeluk zit nou eenmaal in een klein hoekje. Daarom helpt SmartLockr om het risico op datalekken te voorkomen: dat is onze missie.

 

Hoe dat er precies uitziet, zie je in de onderstaande video:

FF Tracking and blocking NL 1.4

 

Probeer nu vrijblijvend

Written by SmartLockr