SmartLockr - nov 25, 2020

Dit is waarom je verzonden e-mails in eigen beheer wilt houden

Dit is waarom je verzonden e-mails in eigen beheer wilt houden

Je verstuurt een e-mail. En dan? Inmiddels weet je dat verzonden data met SmartLockr versleuteld wordt opgeslagen. En dat niemand hier toegang tot heeft, behalve de geauthenticeerde ontvanger(s). Maar hoe zit het precies met de verzonden e-mail? Waar wordt deze opgeslagen en kun je deze als verzender nog terugvinden?

 

Verzonden e-mails in eigen e-mailomgeving

Het is belangrijk voor organisaties om te weten wat er met hun data gebeurt. SmartLockr kiest er bijvoorbeeld voor om de veilig verzonden e-mails van SmartLockr (naast de opslag in het datacenter van Azure) ook als kopie op te slaan in de inbox van de verzender. Deze e-mails worden netjes gearchiveerd in de verzonden items. Dat is niet alleen handig voor de gebruiker, als bijvoorbeeld blijkt dat er verkeerde informatie is gestuurd en de e-mail achteraf moet worden geblokkeerd. Door alle verzonden e-mails op de eigen server van de gebruiker op te slaan, blijft de gebruiker ook in controle over de verzonden data.

Vooral dit laatste is belangrijk, wanneer je als organisatie besluit om over te stappen naar een andere leverancier. Waar en hoe je de data wordt opgeslagen, bepaalt o.a. de eenvoud van je exit-strategie.

Data in eigen beheer soepeler voor je exit-strategie

Stel, je contract bij een leverancier loopt bijna ten einde. Je besluit om niet verder te gaan met de huidige leverancier en kiest ervoor om over te stappen. Wat gebeurt er met je data?

In tegenstelling tot SmartLockr, zijn er leveranciers die data van klanten in eigen beheer houden. Verzonden e-mails worden opgeslagen op de servers van deze leveranciers en niet bij de gebruiker zelf. Wat dit concreet betekent, is dat de leverancier voor de duur van jouw contract alle data in bezit heeft. Wanneer je besluit te vertrekken, dan wordt de overstap een probleem. Je data kan namelijk niet eenvoudig worden overgeheveld. En dat is voor jou als organisatie alles behalve wenselijk zijn. Op deze manier heb je namelijk gevoelige data opgeslagen bij een partij waar je uiteindelijk geen overeenkomst meer mee hebt.

Het is daarom belangrijk om van te voren goed in kaart te hebben wat er met je data gebeurt. Heb je alle verzonden data in eigen beheer of ligt dit bij de leverancier? In het geval van een overstap wil je dat dit zo soepel mogelijk verloopt. Zonder gedoe achteraf, met lange processen die jou je overstap bemoeilijken. Of erger nog: jou in de problemen brengen.

Door je e-mails in eigen beheer te houden, behoud je de controle over je verzonden data. Dat geldt tijdens je contractduur en voornamelijk ook erna. E-mailbeveiliging moet je uiteindelijk verlichten en geen hoofdpijn opleveren.

 

Hoe kies je de juiste e-mailbeveiliging

Written by SmartLockr