Dit is waarom je verzonden e-mails in eigen beheer wilt houden


Dit is waarom je verzonden e-mails in eigen beheer wilt houden

Je verstuurt een e-mail. En dan? Inmiddels weet je dat verzonden data met SmartLockr versleuteld wordt opgeslagen. En dat niemand hier toegang tot heeft, behalve de geauthenticeerde ontvanger(s). Maar hoe zit het precies met de verzonden e-mail? Waar wordt deze opgeslagen en kan je deze als verzender nog terugvinden?

 

Verzonden e-mails in eigen e-mailomgeving

Het is belangrijk voor je organisatie om te weten wat er met je data gebeurt. SmartLockr kiest er bijvoorbeeld voor om de versleuteld verzonden e-mails (zero-knowledge end-to-end encryptie)  ook als kopie op te slaan in de inbox van de verzender. Deze e-mails worden veilig en netjes gearchiveerd in de verzonden items.  SmartLockr draait namelijk mee in de Active Directory van de betreffende organisatie. Het voordeel? De verzender blijft in controle over de verzonden data, terwijl de de data veilig staat opgeslagen in de omgeving van de klant - zonder toegang door onbevoegden. 

Vooral in controle  blijven over je data is belangrijk, wanneer je als organisatie besluit om over te stappen naar een andere leverancier. Waar en hoe de data wordt opgeslagen, bepaalt o.a. hoe makkelijk je exit-strategie is.

Data in eigen beheer soepeler voor je exit-strategie

Stel, je contract bij een leverancier loopt bijna  af. Je besluit om niet verder te gaan met de huidige leverancier en kiest ervoor om over te stappen. Wat gebeurt er met je data?

In tegenstelling tot SmartLockr, zijn er leveranciers die data van klanten in eigen beheer houden. Verzonden e-mails worden opgeslagen op de servers van deze leveranciers en niet bij de gebruiker zelf. Wat dit concreet betekent, is dat de leverancier voor de duur van je contract alle data in bezit heeft. Wanneer je besluit te vertrekken, wordt de overstap een probleem. Je data kan namelijk niet makkelijk worden overgedragen. En dat is voor jou als organisatie alles behalve fijn. Op deze manier heb je namelijk gevoelige data opgeslagen bij een partij waar je uiteindelijk geen overeenkomst meer mee hebt.

Het is daarom belangrijk om van te voren goed in kaart te hebben wat er met je data gebeurt. Heb je alle verzonden data in eigen beheer of ligt dit bij de leverancier? In het geval van een overstap wil je dat dit zo soepel mogelijk verloopt. Zonder gedoe achteraf, met lange processen die je overstap moelijk maken. Of erger nog: je in de problemen brengen.

Door je e-mails in eigen beheer te houden, behoud je de controle over je verzonden data. Dat geldt tijdens je contractduur en vooral ook erna. E-mailbeveiliging moet uiteindelijk je leven makkelijker maken en geen hoofdpijn opleveren.

 

Hoe kies je de juiste e-mailbeveiliging

Similar posts