Veilig mailen als accountant

Veilig mailen als accountant

Organisaties in de financiële sector communiceren veel digitaal. En dat geldt zeker voor accountants. Daarbij wordt er veel informatie gedeeld per e-mail en portalen. Denk hierbij aan complete cliëntendossiers, financiële resultaten en bedrijfsinformatie, waarvan je niet wilt dat deze in verkeerde handen valt. Weet u wat er in deze sector speelt omtrent e-mailbeveiliging en veilige communicatie? Heeft uw organisatie op dit moment de juiste beveiliging om een datalek te kunnen voorkomen?

Ontdek het hier

Waarom veilig communiceren?

Gevoelige data wordt gedeeld via e-mail en portalen

Als accountant communiceert u met klanten steeds vaker digitaal. Daarbij wordt er veel informatie gedeeld per e-mail en portalen. Toch gebeurt dit niet altijd veilig, terwijl dit wel zou moeten. 

Regelgevingen voor accountants

Er geldt dan ook een regelgeving die hierop toeziet. Belangrijk is dus ook om de juiste maatregelen te nemen, om aan deze norm te kunnen voldoen.

  • AVG: Deze wet verplicht organisaties binnen Europa om persoonsgegevens op de juiste manier te verwerken en te beschermen.

Om na te gaan of uw organisatie op dit moment voldoende beveiligd is, kunnen deze vragen u helpen:  

  • Op welke manier wordt er nu voldaan aan de wet- en regelgevingen? 
  • Is er in het verleden al eens een risico geweest op een datalek ? 
  • Hoe worden grote bestanden momenteel gedeeld en via welke beveiligde weg??

Dit is waarom u e-mailbeveiliging zou moeten overwegen 

Het probleem met datalekken ligt naast het gebrek aan bewustwording, ingewikkelde werkprocessen en ongebruiksvriendelijkheid van systemen dichterbij dan u wellicht denkt: het zijn uw eigen werknemers die onbedoeld – door menselijke fouten – gegevens met de verkeerde personen kunnen delen.

Daar waar niet veilig wordt gecommuniceerd, is de kans op een datalek altijd aanwezig. En dat laten de cijfers van de Autoriteit Persoonsgegevens ook zien.  

26.956

datalekken zijn er in 2019 gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens

30%

komen uit de financiële sector. De meeste datalekken worden gemeld door incassobureaus (54%), gevolgd door instellingen zoals banken (18%) en verzekeringsmaatschappijen en pensioenfondsen (18%);

67%

hiervan werd veroorzaakt door menselijke fouten.

De gevolgen van een datalekken kunnen enorm zijn, zowel de financiële gevolgen voor u als organisatie als ook de gevolgen voor de gedupeerden. Bedenkt u zich maar eens het volgende:

  • Weet u wat een gemiddeld datalek u als accountant zal kosten?
  • Welke gevolgen zou het hebben als er een cliëntendossier op straat komt te liggen?
veilig mailen vrouw

CUSTOMER USE CASE:
HET VERZENDEN VAN EEN BESTAND
NAAR DE VERKEERDE PERSOON

De organisatie 

  • Een accountantskantoor
  • 8000 medewerkers
  • Locatie: Randstad

De uitdaging  

Dagelijks worden er tientallen e-mails verzonden, inclusief bestanden. Deze bestanden betreffen cliëntgegevens.

Met 8000 medewerkers is de kans groot dat er weleens iets mis kan gaan. Denk hierbij aan het verzenden van een bestand naar de verkeerde persoon, door vluchtigheid of vermoeidheid van de medewerker. Het verzenden van een bestand naar de verkeerde persoon, met een eventueel datalek als gevolg, kan vergaande gevolgen hebben:

  • Blootstelling van gevoelige gegevens van de cliënt;
  • Vertrouwensverlies in de organisatie;
  • Overtreding van de wet- en regelgevingen met hoge financiële kosten al gevolg.

De oplossing 

Het accountantskantoor heeft beveiliging nodig die in lijn staat met de AVG. Daarnaast moeten er mogelijkheden zijn om fouten te herstellen, eenvoudig te werken en vooral gebruiksvriendelijk.

SmartLockr helpt het risico op datalekken te voorkomen door:

  • Een controle op ontvangers en bestanden vóór verzending;
  • Gebruiksgemak waardoor de werknemers veilig, eenvoudig en effectief gebruik kunnen maken van de oplossing;
  • En is er ná verzending nog de optie om verkeerd verzonden e-mails en bestanden en verkeerd geselecteerde ontvangers te blokkeren.

Het business voordeel

Door voor SmartLockr te kiezen, kunt u als account uitgaan van het volgende:
  • Voldoen aan wet- en regelgevingen vergroot het vertrouwen in de organisatie;
  • Besparen van hoge financiële kosten die gepaard gaan met een datalek;
  • Productiviteit van de werknemers, omdat het databeveiligingsstuk uit handen wordt genomen.

Hoe helpt SmartLockr uw organisatie?


Veilige e-mail biedt accountants de oplossing om belangrijke stukken zoals jaarverslagen en financiële overzichten op een veilige manier te delen. Door te kiezen voor de juiste oplossing, kunt u veilig communiceren en staat u in lijn met de geldende AVG.

SmartLockr is een veilige en gebruiksvriendelijke e-mailoplossing . Met behulp van SmartLockr zal:

veilig mailen smartlockr
  •   Uw organisatie voldoen aan de AVG;
  •   De kans op een datalek al met 97% worden verkleind;
  •   Het veilig delen van grote bestanden makkelijk worden gemaakt, zonder het gebruik van onveilige diensten zoals Dropbox en WeTranfser, en
  •   Zullen tijd en kosten u bespaard worden. Uw werknemers hoeven namelijk niet iedere e-mail apart te beveiligen: wij nemen het beveiligingsproces voor u uit handen.

Benieuwd hoe wij veilige communicatie voor uw organisatie mogelijk kunnen maken? Probeer SmartLockr Nu

Klanten aan het woord

 

“SmartLockr is een eenvoudige oplossing om veilig bestanden tussen klant en accountant uit te wisselen, beide kanten op.”

- Jorick Jansen, Relatiebeheerder

Één van de accountantskantoren die het SmartLockr Data Protectie Platform gebruikt, is KRC van Elderen accountants | belastingadviseurs. Met 6 verschillende vestigingen en bijna 100 medewerkers hebben zij alle disciplines in huis op het gebied van accountantswerkzaamheden, fiscale advisering en bedrijfsadvisering.

Lees gehele case study

jorick-jansen
CASESTUDY
KRC van Elderen accountants | belastingadviseurs

Ons verschil


SmartLockr speelt in op drie pijlers die belangrijk zijn voor veilige communicatie: 

Gebruiksvriendelijkheid

Communiceer veilig zonder dat het de werkprocessen van u en uw werknemers verstoort. Onze oplossing is zeer gebruiksvriendelijk, waardoor het ook daadwerkelijk wordt gebruikt.

Het vergroten van bewustwording

Als u als gebruiker meer bewust bent van wat u doet, dan wordt de kans op een fout verkleind. Hiermee kan worden voorkomen dat gegevens naar de verkeerde persoon worden gestuurd.

Voldoen aan regelgevingen

Met het gebruik van SmartLockr, voldoet u aan regelgevingen zoals de AVG, NTA 7516 en Wvggz. Hierdoor werkt u altijd volgens de geldende normen, zonder hier extra maatregelen voor te hoeven nemen.

Begin met veilig mailen en voorkom dat complete jaarverslagen in verkeerde handen valt.


Met SmartLockr verkleint u de kans op een datalek met 97%. Zo lopen zowel uw kantoor als uw klanten zo min mogelijk risico.

Probeer nu vrijblijvend

Wat onze klanten zeggen

Aareon

“Wij zochten een veilige oplossing die eenvoudig in onze organisatie te implementeren was. SmartLockr Veilig Mailen biedt dit, dus de keuze was eenvoudig. In onze organisatie is het geruisloos ingevoerd.”

De Haan Advocaten & Notarissen
“SmartLockr Veilig Mailen is een adequate oplossing die ons in staat stelt (privacy) gevoelige of vertrouwelijke gegevens van cliënten op een gemakkelijke, professionele en veilige manier te verzenden.”