Veilig mailen als accountant

Veilig mailen als accountant

Organisaties in de financiële sector communiceren veel digitaal. En dat geldt zeker voor accountants. Er wordt  veel informatie gedeeld per e-mail en portalen. Denk hierbij aan complete cliëntendossiers, financiële resultaten en bedrijfsinformatie, waarvan je niet wil dat deze in verkeerde handen valt. Weet je wat er in deze sector speelt rondom e-mailbeveiliging en veilige communicatie? Heeft je organisatie op dit moment de juiste beveiliging om een datalek te kunnen voorkomen?

Ontdek het hier

Waarom veilig communiceren?

Gevoelige data wordt gedeeld via e-mail en portalen

Als accountant communiceer je steeds vaker digitaal met klanten.  Daarbij wordt er veel informatie gedeeld via e-mail en portalen. Toch gebeurt dit niet altijd veilig, terwijl dit wel zou moeten. 

Regelgevingen voor accountants

Er geldt dan ook een regelgeving die hierop toeziet. Belangrijk is dus ook om de juiste maatregelen te nemen, om aan deze norm te kunnen voldoen.

  • AVG: Deze wet verplicht organisaties binnen Europa om persoonsgegevens op de juiste manier te verwerken en te beschermen.

Om na te gaan of je organisatie op dit moment voldoende beveiligd is, kunnen deze vragen jou helpen:  

  • Op welke manier wordt er nu voldaan aan de wet- en regelgevingen? 
  • Is er in het verleden al eens een risico geweest op een datalek ? 
  • Hoe worden grote bestanden op dit moment gedeeld en gebeurt dit op een veilige manier?

Dit is waarom je e-mailbeveiliging zou moeten overwegen 

Het probleem met datalekken ligt naast het gebrek aan bewustwording, ingewikkelde werkprocessen en ongebruiksvriendelijkheid van systemen dichterbij dan je wellicht denkt: het zijn je eigen werknemers die onbedoeld – door menselijke fouten – gegevens met de verkeerde personen kunnen delen.

Als er niet veilig wordt gecommuniceerd, is de kans op een datalek altijd aanwezig. En dat laten de cijfers van de Autoriteit Persoonsgegevens ook zien.  

23.976

datalekken zijn er in 2020 gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens

22%

kwam uit de financiële sector.

66%

hiervan werd veroorzaakt door menselijke fouten.

De gevolgen van een datalekken kunnen enorm zijn, zowel de financiële gevolgen voor jou als organisatie als ook de gevolgen voor de gedupeerden. Bedenk je maar eens het volgende:

  • Weet je wat een gemiddeld datalek je als accountant zou kosten?
  • Welke gevolgen zou het hebben als er een cliëntendossier op straat komt te liggen?
veilig mailen vrouw

CUSTOMER USE CASE:
HET VERZENDEN VAN EEN BESTAND
NAAR DE VERKEERDE PERSOON

De organisatie 

  • Een accountantskantoor
  • 8000 medewerkers
  • Locatie: Randstad

De uitdaging  

Dagelijks worden er tientallen e-mails verzonden, inclusief bestanden. Deze bestanden bevatten cliëntgegevens.

Met 8000 medewerkers is de kans groot dat er weleens iets misgaat. Denk hierbij aan het verzenden van een bestand naar de verkeerde persoon, door vluchtigheid of vermoeidheid van de medewerker. Het verzenden van een bestand naar de verkeerde persoon, met een eventueel datalek als gevolg, kan vergaande gevolgen hebben:

  • Blootstelling aan gevoelige gegevens van de cliënt;
  • Vertrouwensverlies in de organisatie;
  • Overtreding van wet- en regelgevingen met hoge financiële kosten al gevolg.

De oplossing 

Het accountantskantoor heeft beveiliging nodig die in lijn staat met de AVG. Daarnaast moeten er mogelijkheden zijn om fouten te herstellen en om eenvoudig en vooral gebruiksvriendelijk te werken.

SmartLockr helpt het risico op datalekken te voorkomen door:

  • Een controle op ontvangers en bestanden vóór verzending;
  • Gebruiksgemak waardoor de werknemers veilig, eenvoudig en effectief gebruik kunnen maken van de oplossing;
  • En is er ná verzending nog de optie om verkeerd verzonden e-mails en bestanden en verkeerd geselecteerde ontvangers te blokkeren.

Het business voordeel

Door voor SmartLockr te kiezen, kun je als accountant uitgaan van het volgende:
  • Voldoen aan wet- en regelgevingen vergroot het vertrouwen in de organisatie;
  • Besparen van hoge financiële kosten die gepaard gaan met een datalek;
  • Productiviteit van de werknemers, omdat het databeveiligingsstuk uit handen wordt genomen.

Hoe helpt SmartLockr je organisatie?


Veilige e-mail biedt accountants de oplossing om belangrijke stukken zoals jaarverslagen en financiële overzichten op een veilige manier te delen. Door te kiezen voor de juiste oplossing, kan je veilig communiceren en sta je in lijn met de geldende AVG.

SmartLockr is een veilige en gebruiksvriendelijke e-mailoplossing . Met behulp van SmartLockr zal:

veilig mailen smartlockr
  •   Je organisatie voldoen aan de AVG;
  •   De kans op een datalek al met 97% worden verkleind;
  •   Het veilig delen van grote bestanden makkelijk worden gemaakt, zonder het gebruik van onveilige diensten zoals Dropbox en WeTranfser, en
  •  Je tijd en kosten besparen. Je werknemers hoeven namelijk niet iedere e-mail apart te beveiligen: wij nemen het beveiligingsproces voor jou uit handen.

Benieuwd hoe wij veilige communicatie voor je organisatie mogelijk kunnen maken? Probeer SmartLockr nu.

Klanten aan het woord

 

“SmartLockr is een eenvoudige oplossing om veilig bestanden tussen klant en accountant uit te wisselen, beide kanten op.”

- Jorick Jansen, Relatiebeheerder

Één van de accountantskantoren die het SmartLockr Data Protectie Platform gebruikt, is KRC van Elderen accountants | belastingadviseurs. Met 6 verschillende vestigingen en bijna 100 medewerkers hebben zij alle kennis in huis op het gebied van accountantswerkzaamheden, fiscale advisering en bedrijfsadvisering.

Lees de hele case study

jorick-jansen
CASESTUDY
KRC van Elderen accountants | belastingadviseurs

Ons verschil


SmartLockr speelt in op drie pijlers die belangrijk zijn voor veilige communicatie: 

Gebruiksvriendelijkheid

Veilig en simpel werken: dat is wat SmartLockr mogelijk maakt. Zonder ingewikkelde handelingen en verstoren van de werkprocessen  kunnen zowel verzender en ontvangers veilig communiceren. 

Het vergroten van bewustwording

De menselijke fout is het grootste type datalek. Door de gebruiker te helpen met notificaties en meldingen tijdens het e-mailproces, kunnen we voorkomen dat informatie bij de verkeerde persoon terechtkomt.

Voldoen aan regelgevingen

SmartLockr voldoet aan de AVG en is NTA 7516 gecertificeerd. Hierdoor werk je altijd volgens de geldende normen, zonder hier extra maatregelen voor te hoeven nemen.

Begin met veilig mailen en voorkom dat complete jaarverslagen in verkeerde handen valt.


Met SmartLockr verklein je de kans op een datalek met 97%. Zo loopt zowel je organisatie als je klanten zo min mogelijk risico.

GRATIS DEMO

Wat onze klanten zeggen

Aareon

“Wij zochten een veilige oplossing die eenvoudig in onze organisatie te implementeren was. SmartLockr biedt dit, dus de keuze was eenvoudig. In onze organisatie is het geruisloos ingevoerd.”

De Haan Advocaten & Notarissen
“SmartLockr is een adequate oplossing die ons in staat stelt (privacy) gevoelige of vertrouwelijke gegevens van cliënten op een gemakkelijke, professionele en veilige manier te verzenden.”