Minicipalities-illustration@3x

Veilig Mailen als gemeente

Binnen gemeentes worden nog steeds veel datalekken gemeld. En dat is niet vreemd, als we kijken naar de – vaak – onveilige uitwisseling van gevoelige data. Weet je wat er als gemeente speelt omtrent e-mailbeveiliging en veilige communicatie? Is jouw gemeente voldoende beveiligd om een datalek te kunnen voorkomen?

Ontdek het hier

Waarom veilig communiceren?

Gevoelige data wordt gedeeld via DigiD, e-mail en portalen

Gemeentes en burgers communiceren steeds vaker digitaal. Apps zoals DigiD helpen burgers om eenvoudig bestanden op te sturen. Daarnaast wordt er veel informatie gedeeld via e-mail en portalen.

Vaak zijn het grote bestanden met gevoelige gegevens zoals NAW-gegevens, kopieën van paspoorten, loonstroken etc. Gegevens waarvan je als gemeente en als burger niet wil dat deze in verkeerde handen vallen.

Regelgevingen voor gemeentes

Als gemeente moet je met de volgende regelgevingen rekening houden:

  • NTA 7516: Het is de norm die richtlijnen geeft aan veilige e-mail, bij de uitwisseling van gezondheidsinformatie. 
  • Wvggz is een uitbreiding op NTA 7516 en is ingegaan op 01-01-2020. Meer weten? Lees hier meer.
  • AVG: Deze wet verplicht organisaties binnen Europa om persoonsgegevens op de juiste manier te verwerken en te beschermen. 

Om na te gaan of je gemeente op dit moment voldoende beveiligd is, kunnen deze vragen je helpen:  

  • Op welke manier wordt er nu voldaan aan de wet- en regelgevingen? 
  • Is er in het verleden al eens een risico geweest op een datalek ? 
  • Hoe worden grote bestanden op dit moment gedeeld en op welke manier, conform NTA 7516, wordt dit gedaan?

Dit is waarom je e-mailbeveiliging zou moeten overwegen 

Het probleem met datalekken ligt ondanks het gebrek aan bewustwording, ingewikkelde werkprocessen en ongebruiksvriendelijkheid van systemen dichterbij dan je wellicht denkt. Het zijn je eigen werknemers die onbedoeld – door menselijke fouten – gegevens met de verkeerde personen kunnen delen.  

Als er niet veilig wordt gecommuniceerd, is de kans op een datalek altijd aanwezig. En dat laten de cijfers van de Autoriteit Persoonsgegevens ook zien 

23.976

datalekken zijn er in 2020 gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

22%

van alle datalekken kwam uit het openbaar bestuur.

66%

hiervan werd veroorzaakt door menselijke fouten.

De gevolgen van een datalek kunnen enorm zijn: zowel de financiële gevolgen voor jou als gemeente, als voor de gedupeerden. Bedenk je maar eens het volgende:

  • Weet je wat een gemiddeld datalek je gemeente zal kosten?
  • Welke gevolgen zou het hebben als er informatie van jouw burgers op straat  komt te liggen?
veilig mailen vrouw

CUSTOMER USE CASE:
HET VERZENDEN VAN EEN VERKEERD BESTAND
NAAR MEERDERE ONTVANGERS

De organisatie 

  • Een gemeente in Noord-Holland
  • 750 medewerkers
  • Locatie: Randstad 

De uitdaging  

Medewerkers van de gemeente hebben dagelijks contact met burgers, relaties en overheidsinstellingen. Dit gebeurt per telefoon, persoonlijk via contact aan de balie en digitaal via e-mail en portalen.

Met zoveel dagelijks contact, is het haast niet te overzien wie wat stuurt en naar wie. De kans dat er iets misgaat, is dan ook altijd aanwezig. En dat is in het geval van deze gemeente ook gebeurd: een medewerker heeft per ongeluk een verkeerd bestand gestuurd naar verschillende ontvangers op de lijst. Het gevolg? Gevoelige gezondheidsinformatie van een burger is nu gedeeld met ontvangers die niet bevoegd zijn om deze informatie in te zien.

Het versturen van een bestand naar de verkeerde persoon, met een eventueel datalek als gevolg, kan grote gevolgen hebben:

  • Blootstelling aan gevoelige gegevens van de burger;
  • Vertrouwensverlies in de organisatie;
  • Overtreding van wet- en regelgevingen met hoge financiële kosten al gevolg.

De oplossing 

De gemeente heeft beveiliging nodig die in lijn staat met NTA 7516. Daarnaast moeten er mogelijkheden zijn om fouten te herstellen. SmartLockr is één van de leveranciers die NTA 7516 gecertificeerd is en daardoor de juiste beveiliging biedt.

Naast het voldoen aan deze norm, helpt SmartLockr het risico op datalekken te voorkomen door:  

  • Een controle op ontvangers en bestanden vóór verzending. Dit had het probleem van deze gemeente opgelost;
  • Gebruiksgemak waardoor de  werknemers veilig, eenvoudig en effectief gebruik kunnen maken van de oplossing;  
  • En is er ná verzending nog de optie om verkeerd verzonden e-mails, bestanden en verkeerd geselecteerde ontvangers te blokkeren.  

Het business voordeel

Door een oplossing te kiezen die NTA 7516 compliant is, heeft deze voordelen voor je als gemeente:
  • Voldoen aan wet- en regelgevingen vergroot het vertrouwen in de gemeente;
  • Besparen van hoge financiële kosten die gepaard gaan met een datalek;
  • Productiviteit van de werknemers, omdat het databeveiligingsstuk uit handen wordt genomen.

Hoe helpt SmartLockr je gemeente ?

veilig mailen smartlockr
  •   Je voldoet aan de AVG, NTA 7516 en Wvggz;
  •   Je verkleint de kans op een datalek al met 97%;
  •   Je kunt gemakkelijk en veilig grote bestanden delen, zonder het gebruik van onveilige diensten zoals Dropbox en WeTranfser, en
  •   Je bespaart veel tijd en kosten. Je werknemers hoeven namelijk niet iedere e-mail apart te beveiligen: wij nemen het beveiligingsproces voor je uit handen.

Ons Verschil


SmartLockr speelt in op drie pijlers die belangrijk zijn voor veilige communicatie: 

Gebruiksvriendelijkheid

Veilig en simpel werken: dat is wat SmartLockr mogelijk maakt. Zonder ingewikkelde handelingen en verstoren van de werkprocessen  kunnen zowel verzender en ontvangers veilig communiceren. 

Het vergroten van bewustwording

De menselijke fout is het grootste type datalek. Door de gebruiker te helpen met notificaties en meldingen tijdens het e-mailproces, kunnen we voorkomen dat informatie bij de verkeerde persoon terechtkomt.

Voldoen aan regelgevingen

SmartLockr voldoet aan de AVG en is NTA 7516 gecertificeerd. Hierdoor werk je altijd volgens de geldende normen, zonder hier extra maatregelen voor te hoeven nemen.

Begin met veilig mailen en voorkom dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt.

Met SmartLockr verklein je de kans op een datalek met 97%. Zo lopen je organisatie en je cliënten zo min mogelijk risico.

GRATIS DEMO

Wat onze klanten zeggen

Aareon

“Wij zochten een veilige oplossing die eenvoudig in onze organisatie te implementeren was. SmartLockr Veilig Mailen biedt dit, dus de keuze was eenvoudig. In onze organisatie is het geruisloos ingevoerd.”

De Haan Advocaten & Notarissen
“SmartLockr Veilig Mailen is een adequate oplossing die ons in staat stelt (privacy) gevoelige of vertrouwelijke gegevens van cliënten op een gemakkelijke, professionele en veilige manier te verzenden.”