Minicipalities-illustration@3x

Veilig Mailen als gemeente

Binnen gemeentes worden nog steeds veel datalekken gemeld. En dat is niet vreemd, als we kijken naar de – vaak – onveilige uitwisseling van gevoelige data. Weet u wat er als gemeente speelt omtrent e-mailbeveiliging en veilige communicatie? Is uw gemeente voldoende beveiligd om een datalek te kunnen voorkomen?

Ontdek het hier

Waarom veilig communiceren?

Gevoelige data wordt gedeeld via DigiD, e-mail en portalen

Gemeentes en burgers communiceren steeds vaker digitaal. Apps zoals DigiD helpen de burgers om eenvoudig bestanden op te sturen. Daarnaast wordt er veel informatie gedeeld per e-mail en portalen.

Vaak zijn het grote bestanden met gevoelige gegevens zoals NAW-gegevens, kopieën van paspoorten, loonstroken etc. Gegevens waarvan u als gemeente als ook de burger niet wilt dat deze in verkeerde handen vallen.

Regelgevingen voor gemeentes

Als gemeente dient u met de volgende regelgevingen rekening te houden:

  • NTA 7516: Het is de norm die richtlijnen geeft aan veilige e-mail, bij de uitwisseling van gezondheidsinformatie. 
  • Wvggz is een uitbreiding op de NTA 7516 en is ingegaan op 01-01-2020. Meer weten? Lees hier verder.
  • AVG: Deze wet verplicht organisaties binnen Europa om persoonsgegevens op de juiste manier te verwerken en te beschermen. 

Om na te gaan of uw gemeente op dit moment voldoende beveiligd is, kunnen deze vragen u helpen:  

  • Op welke manier wordt er nu voldaan aan de wet- en regelgevingen? 
  • Is er in het verleden al eens een risico geweest op een datalek ? 
  • Hoe worden grote bestanden momenteel gedeeld en via welke beveiligde weg, conform de NTA 7516, wordt dit gedaan?

Dit is waarom u e-mailbeveiliging zou moeten overwegen 

Het probleem met datalekken ligt naast het gebrek aan bewustwording, ingewikkelde werkprocessen en ongebruiksvriendelijkheid van systemen dichterbij dan u wellicht denkt. Het zijn uw eigen werknemers die onbedoeld – door menselijke fouten – gegevens met de verkeerde personen kunnen delen.  

Daar waar niet veilig wordt gecommuniceerd, is de kans op een datalek altijd aanwezig. En dat laten de cijfers van de Autoriteit Persoonsgegevens ook zien 

26.956

datalekken zijn er in 2019 gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens

17%

van alle datalekken uit het openbaar bestuur kwam, waarvan 33% gemeld door gemeentes;

67%

hiervan werd veroorzaakt door menselijke fouten.

De volgen van een datalekken kunnen enorm zijn, zowel de financiële gevolgen voor u als gemeente, als ook de gevolgen voor de gedupeerden. Bedenkt u zich maar eens het volgende:

  • Weet u wat een gemiddeld datalek uw gemeente zal kosten?
  • Welke gevolgen zou het hebben als er informatie van uw burgers op straat zal komen te liggen?
veilig mailen vrouw

CUSTOMER USE CASE:
HET VERZENDEN VAN EEN VERKEERD BESTAND
NAAR MEERDERE ONTVANGERS

De organisatie 

  • Een gemeente in Noord-Holland
  • 750 medewerkers
  • Locatie: Randstad 

De uitdaging  

Medewerkers van de gemeente hebben dagelijks contact met burgers, relaties en overheidsinstellingen. Dit gebeurt per telefoon, persoonlijk via contact aan de balie als ook digitaal via e-mail en portalen.

Met zoveel dagelijks contact, is het haast niet te overzien wie wat stuurt en naar wie. De kans dat er iets misgaat, is dan ook altijd aanwezig. En dat is in het geval van deze gemeente ook gebeurd: een medewerkers heeft per ongeluk een verkeerd bestand gestuurd naar diverse ontvangers in de lijst. Het gevolg? Gevoelige gezondheidsinformatie van een burger is nu gedeeld met ontvangers die niet bevoegd zijn om deze informatie in te zien.

Het verzenden van een bestand naar de verkeerde persoon, met een eventueel datalek als gevolg, kan vergaande gevolgen hebben:

  • Blootstelling van gevoelige gegevens van de burger;
  • Vertrouwensverlies in de organisatie;
  • Overtreding van de wet- en regelgevingen met hoge financiële kosten al gevolg.

De oplossing 

De gemeente heeft beveiliging nodig die in lijn staat met de NTA 7516. Daarnaast moeten er mogelijkheden zijn om fouten te herstellen. SmartLockr is één van de leveranciers die NTA 7516 gecertificeerd is en daardoor de juiste beveiliging biedt.

Naast te voldoen aan deze norm, helpt SmartLockr het risico op datalekken te voorkomen door:  

  • Een controle op ontvangers en bestanden vóór verzending. In het geval van deze gemeente, lost dit het probleem op van het delen van gegevens met de verkeerde ontvanger(s);
  • Gebruiksgemak waardoor de  werknemers veilig, eenvoudig en effectief gebruik kunnen maken van de oplossing;  
  • En is er ná verzending nog de optie om verkeerd verzonden e-mails en bestanden en verkeerd geselecteerde ontvangers te blokkeren.  

Het business voordeel

Door een oplossing te kiezen die NTA 7516 compliant is, biedt het uw gemeente de volgende voordelen:  
  • Voldoen aan wet- en regelgevingen vergroot het vertrouwen in de gemeente;
  • Besparen van hoge financiële kosten die gepaard gaan met een datalek;
  • Productiviteit van de werknemers, omdat het databeveiligingsstuk uit handen wordt genomen.

Hoe helpt SmartLockr uw gemeente ?

veilig mailen smartlockr
  •   U voldoet aan de AVG, NTA 7516 en Wvggz;
  •   U verkleint de kans op een datalek al met 97%;
  •   U kunt gemakkelijk en veilig grote bestanden delen, zonder het gebruik van onveilige diensten zoals Dropbox en WeTranfser, en
  •   U bespaart veel tijd en kosten. Uw werknemers hoeven namelijk niet iedere e-mail apart te beveiligen: wij nemen het beveiligingsproces voor u uit handen.

Ons Verschil


SmartLockr speelt in op drie pijlers die belangrijk zijn voor veilige communicatie: 

Gebruiksvriendelijkheid

Communiceer veilig zonder dat het de werkprocessen van u en uw werknemers verstoort. Onze oplossing is zeer gebruiksvriendelijk, waardoor het ook daadwerkelijk wordt gebruikt.

Het vergroten van bewustwording

Als u als gebruiker meer bewust bent van wat u doet, dan wordt de kans op een fout verkleind. Hiermee kan worden voorkomen dat gegevens naar de verkeerde persoon worden gestuurd.

Voldoen aan regelgevingen

Met het gebruik van SmartLockr, voldoet u aan regelgevingen zoals de AVG, NTA 7516 en Wvggz. Hierdoor werkt u altijd volgens de geldende normen, zonder hier extra maatregelen voor te hoeven nemen.

Begin met veilig mailen en voorkom dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt.

Met SmartLockr verkleint u de kans op een datalek met 97%. Zo lopen zowel uw kantoor als uw cliënten zo min mogelijk risico.

Probeer nu vrijblijvend

Wat onze klanten zeggen

Aareon

“Wij zochten een veilige oplossing die eenvoudig in onze organisatie te implementeren was. SmartLockr Veilig Mailen biedt dit, dus de keuze was eenvoudig. In onze organisatie is het geruisloos ingevoerd.”

De Haan Advocaten & Notarissen
“SmartLockr Veilig Mailen is een adequate oplossing die ons in staat stelt (privacy) gevoelige of vertrouwelijke gegevens van cliënten op een gemakkelijke, professionele en veilige manier te verzenden.”