veilig mailen in de juridische

Veilig mailen in de juridische dienstverlening

Het veilig kunnen uitwisselen van privacygevoelige gegevens is binnen deze sector belangrijker dan ooit. Met alle gevoelige cliëntgegevens, wilt u er zeker van zijn dat alleen bevoegden bij de informatie kunnen. Maar, weet u wat er speelt en hoe u al u data het best kunt beveiligen?

Ontdek het hier

Waarom veilig communiceren?

Gevoelige data wordt gedeeld via e-mail

Het komt in deze sector nog veel voor: als er écht veilig moet worden gecommuniceerd, dan is e-mail niet de juiste oplossing. Het meest veilige is om documenten één op één over te dragen.

Toch is dit voor veel redenen niet voor elk kantoor meer haalbaar: de digitalisering heeft ons een snellere manier van werken gegeven. Het is daarom belangrijk om zowel snel, als veilig te kunnen werken.

Regelgevingen voor juridische dienstverlening

Om de veilige data-uitwisseling mogelijk te maken, is er een regelgeving die binnen deze sector heel belangrijk is:

  • AVG: Deze wet verplicht organisaties binnen Europa om persoonsgegevens op de juiste manier te verwerken en te beschermen.
  • De Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) geeft advies over de veilige uitwisseling van vertrouwelijke informatie. Daarbij wordt geadviseerd om gevoelige gegevens slechts per e-mail te verzenden, mits beide partijen gebruik maken van een veilige e-mailoplossing.

Om na te gaan of uw organisatie op dit moment voldoende beveiligd is, kunnen deze vragen u helpen:  

  • Op welke manier wordt er nu voldaan aan de wet- en regelgevingen? 
  • Is er in het verleden al eens een risico geweest op een datalek ? 
  • Hoe worden grote bestanden momenteel gedeeld en via welke beveiligde weg??

Dit is waarom u e-mailbeveiliging zou moeten overwegen 

Het probleem met datalekken ligt naast het gebrek aan bewustwording, ingewikkelde werkprocessen en ongebruiksvriendelijkheid van systemen dichterbij dan u wellicht denkt: het zijn uw eigen werknemers die onbedoeld – door menselijke fouten – gegevens met de verkeerde personen kunnen delen.  

Daar waar niet veilig wordt gecommuniceerd, is de kans op een datalek altijd aanwezig. En dat laten de cijfers van de Autoriteit Persoonsgegevens ook zien.  

26.956

datalekken zijn er in 2019 gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens

29%

is de stijging ten opzichte van 2018.

67%

hiervan werd veroorzaakt door menselijke fouten.

De gevolgen van een datalekken kunnen enorm zijn, zowel de financiële gevolgen voor u als organisatie als ook de gevolgen voor de gedupeerden. Bedenkt u zich maar eens het volgende:

  • Weet u wat een gemiddeld datalek u als een organisatie in de legal sector zal kosten?
  • Welke gevolgen zou het hebben als er een cliëntdossier op straat komt te liggen?
veilig mailen vrouw

De uitdaging  

Dagelijks worden er tientallen e-mails verzonden, inclusief bestanden. Met 70 medewerkers is de kans groot dat er weleens iets mis kan gaan.

Denk hierbij aan het verzenden van een bestand naar de verkeerde persoon, door vluchtigheid of vermoeidheid van de medewerker. Het verzenden van een bestand naar de verkeerde persoon, met een eventueel datalek als gevolg, kan vergaande gevolgen hebben:

  • Blootstelling van gevoelige gegevens van de cliënt;
  • Vertrouwensverlies in de organisatie;
  • Overtreding van de wet- en regelgevingen met hoge financiële kosten al gevolg.

De oplossing 

Het advocatenkantoor heeft beveiliging nodig die in lijn staat met de AVG. Daarnaast moeten er mogelijkheden zijn om fouten te herstellen, mocht het zo zijn dat er verkeerde informatie is gedeeld.

SmartLockr helpt het risico op datalekken te voorkomen door:

  • Een controle op ontvangers en bestanden vóór verzending;
  • Gebruiksgemak waardoor de  werknemers veilig, eenvoudig en effectief gebruik kunnen maken van de oplossing;  
  • En is er ná verzending nog de optie om verkeerd verzonden e-mails en bestanden en verkeerd geselecteerde ontvangers te blokkeren.  

Het business voordeel

Door SmartLockr te kiezen, heeft het advocatenkantoor de volgende voordelen:  
  • Voldoen aan wet- en regelgevingen vergroot het vertrouwen in de organisatie;
  • Besparen van hoge financiële kosten die gepaard gaan met een datalek;
  • Productiviteit van de werknemers, omdat het databeveiligingsstuk uit handen wordt genomen.

Hoe helpt SmartLockr uw kantoor?


SmartLockr is een veilige en gebruiksvriendelijke e-mailoplossing voor veilige communicatie. Met SmartLockr:

veilig mailen smartlockr
  •   Voldoet u aan de AVG en de Nederlandse Orde van Advocaten;
  •   Kunt u datalekken voorkomen en het risico al verkleinen met 97%;
  •   Verstuurt u gemakkelijk en veilig grote bestanden zoals cliëntdossiers, zonder gebruik te hoeven maken van onveilige diensten zoals WeTransfer en Dropbox, en
  •   Bespaart u niet alleen veel tijd, maar ook geld. SmartLockr neemt het beveiligingsproces uit handen, waardoor uw werknemers gemiddeld geen 5-10 minuten kwijt zijn aan het beveiligen per document/e-mail.

Waarom SmartLockr?


SmartLockr richt zich op drie pijlers die belangrijk zijn voor veilige communciatie: 

Gebruiksvriendelijkheid

Communiceer veilig zonder dat het de werkprocessen van u en uw werknemers verstoort. Onze oplossing is zeer gebruiksvriendelijk, waardoor het ook daadwerkelijk wordt gebruikt.

Het vergroten van bewustwording

Als u als gebruiker meer bewust bent van wat u doet, dan wordt de kans op een fout verkleind. Hiermee kan worden voorkomen dat gegevens naar de verkeerde persoon worden gestuurd.

Voldoen aan regelgevingen

Met het gebruik van SmartLockr, voldoet u aan regelgevingen zoals de AVG, NTA 7516 en Wvggz. Hierdoor werkt u altijd volgens de geldende normen, zonder hier extra maatregelen voor te hoeven nemen.

Begin met veilig mailen en voorkom dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt.

Met SmartLockr verkleint u de kans op een datalek met 97%. Zo lopen zowel uw kantoor als uw cliënten zo min mogelijk risico.

Probeer nu vrijblijvend

Wat onze klanten zeggen

Aareon

“Wij zochten een veilige oplossing die eenvoudig in onze organisatie te implementeren was. SmartLockr Veilig Mailen biedt dit, dus de keuze was eenvoudig. In onze organisatie is het geruisloos ingevoerd.”

De Haan Advocaten & Notarissen
“SmartLockr Veilig Mailen is een adequate oplossing die ons in staat stelt (privacy) gevoelige of vertrouwelijke gegevens van cliënten op een gemakkelijke, professionele en veilige manier te verzenden.”