Veilig mailen als woningcorporatie

Veilig mailen als woningcorporatie

Als woningcorporatie worden er dagelijks veel persoonsgegevens uitgewisseld. Denk hierbij aan gevoelige informatie van burgers als ook van jouw organisatie. En dat is niet vreemd, als we kijken naar de privacy-gevoeligheid van de data die wordt uitgewisseld. Weet je wat er speelt omtrent e-mailbeveiliging en veilige communicatie? Heeft jouw organisatie op dit moment de juiste beveiliging om een datalek te kunnen voorkomen?

Ontdek het hier

Waarom veilig communiceren?

Gevoelige data wordt gedeeld via e-mail

Woningcorporaties communiceren met burgers, relaties en diverse overheidsinstellingen steeds vaker digitaal. Daarbij wordt er veel informatie gedeeld per e-mail.

Vaak zijn het (grote) bestanden met gevoelige gegevens zoals NAW-gegevens, loonstroken en kopieën van paspoorten. Informatie waarvan zowel jij als organisatie, als ook de burger, niet wil dat deze in verkeerde handen valt.

Regelgevingen voor woningcorporaties

Deze ziet erop toe dat deze data veilig wordt uitgewisseld. Belangrijk is dus ook om de juiste maatregelen te nemen, om aan deze norm te kunnen voldoen.

  • AVG: Deze wet verplicht organisaties binnen Europa om persoonsgegevens op de juiste manier te verwerken en te beschermen.

Om na te gaan of je als woningcorporatie op dit moment voldoende beveiligd bent, kunnen deze vragen jou helpen:  

  • Op welke manier wordt er nu voldaan aan de AVG? 
  • Is er in het verleden al eens een risico geweest op een datalek ? 
  • Hoe worden grote bestanden momenteel gedeeld en via welke beveiligde weg?

Dit is waarom je e-mailbeveiliging zou moeten overwegen 

Het probleem met datalekken ligt naast het gebrek aan bewustwording, ingewikkelde werkprocessen en ongebruiksvriendelijkheid van systemen dichterbij dan je wellicht denkt: het zijn jouw eigen werknemers die onbedoeld – door menselijke fouten – gegevens met de verkeerde personen kunnen delen.  

Daar waar niet veilig wordt gecommuniceerd, is de kans op een datalek altijd aanwezig. En dat laten de cijfers van de Autoriteit Persoonsgegevens ook zien.  

26.956

datalekken zijn er in 2019 gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens

29%

is de stijging ten opzichte van 2018.

67%

hiervan werd veroorzaakt door menselijke fouten.

De volgen van een datalekken kunnen enorm zijn, zowel de financiële gevolgen voor jou als organisatie, als ook de gevolgen voor de gedupeerden. Bedenk je maar eens het volgende:

  • Weet je wat een gemiddeld datalek u als woningcorporatie zal kosten?
  • Welke gevolgen zou het hebben als er een dossier van een huurder op straat komt te liggen?
veilig mailen vrouw

CUSTOMER USE CASE:
HET VERZENDEN VAN EEN BESTAND
NAAR DE VERKEERDE PERSOON

De organisatie 

  • Woningcorporatie met verschillende locaties
  • 2000 medewerkers
  • Locatie: verspreid door Amsterdam

De uitdaging  

Binnen woningcorporaties wordt er veel over en weer gemaild. Dit gaat om contact tussen burgers en medewerkers, medewerkers onderling en met verschillende overheidsinstellingen.

De kans dat er iets misgaat, is altijd aanwezig. Denk hierbij aan het verzenden van een bestand naar de verkeerde ontvanger, door vluchtigheid of vermoeidheid van de medewerker. Het uitwisselen van informatie met de verkeerde persoon, met een eventueel datalek als gevolg, kan vergaande gevolgen hebben:

  • Blootstelling van gevoelige gegevens van de huurder;
  • Vertrouwensverlies in de organisatie;
  • Overtreding van de wet- en regelgevingen met hoge financiële kosten al gevolg.

De oplossing 

De woningcorporatie heeft beveiliging nodig die in lijn staat met de AVG. Daarnaast moeten er mogelijkheden zijn om fouten te herstellen. SmartLockr is één van de leveranciers die gecertificeerd is op o.a. de NEN 7510 en ISO 27001 en daardoor de juiste beveiliging biedt.

Naast te voldoen aan deze norm, helpt SmartLockr het risico op datalekken te voorkomen door:

  • Een controle op ontvangers en bestanden vóór verzending;
  • Gebruiksgemak waardoor de  werknemers veilig, eenvoudig en effectief gebruik kunnen maken van de oplossing;  
  • En is er ná verzending nog de optie om verkeerd verzonden e-mails en bestanden en verkeerd geselecteerde ontvangers te blokkeren.  

Het business voordeel

Door een veilige oplossing te kiezen voor het uitwisselen van informatie, biedt het u als woningcorporaties de volgende voordelen:  
  • Voldoen aan wet- en regelgevingen vergroot het vertrouwen in de organisatie;
  • Besparen van hoge financiële kosten die gepaard gaan met een datalek;
  • Productiviteit van de werknemers, omdat het databeveiligingsstuk uit handen wordt genomen.

Hoe SmartLockr jouw organisatie helpt


Door te kiezen voor SmartLockr,

veilig mailen smartlockr
  •   Voldoe je aan de AVG ;
  •   Kun je datalekken voorkomen en het risico al verkleinen met 97%;
  •   Verstuur je gemakkelijk en veilig grote bestanden zoals huurcontracten en privacygevoelige documenten, zonder gebruik te hoeven maken van onveilige diensten zoals WeTransfer en Dropbox, en
  •   Bespaar je niet alleen veel tijd, maar ook geld. SmartLockr neemt het beveiligingsproces uit handen, waardoor jouw werknemers gemiddeld geen 5-10 minuten kwijt zijn aan het beveiligen per document/e-mail.

Waarom SmartLockr?


SmartLockr richt zich op drie pijlers die belangrijk zijn voor veilige communicatie:

Gebruiksvriendelijkheid

Veilig en simpel werken: dat is wat SmartLockr mogelijk maakt. Zonder ingewikkelde handelingen en verstoren van de werkprocessen  kunnen zowel verzender en ontvangers veilig communiceren. 

Het vergroten van bewustwording

De menselijke fout is het grootste type datalek. Door de gebruiker te helpen met notificaties en meldingen tijdens het e-mailproces, kunnen we voorkomen dat informatie bij de verkeerde persoon terechtkomt.

Voldoen aan regelgevingen

SmartLockr voldoet aan de AVG en is NTA 7516 gecertificeerd. Hierdoor werk je altijd volgens de geldende normen, zonder hier extra maatregelen voor te hoeven nemen.

Begin met veilig mailen en voorkom dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt.


Met SmartLockr verklein je de kans op een datalek met 97%. Zo lopen zowel jouw organisatie als jouw relaties zo min mogelijk risico.

GRATIS DEMO

Wat onze klanten zeggen

Aareon

“Wij zochten een veilige oplossing die eenvoudig in onze organisatie te implementeren was. SmartLockr Veilig Mailen biedt dit, dus de keuze was eenvoudig. In onze organisatie is het geruisloos ingevoerd.”

De Haan Advocaten & Notarissen
“SmartLockr Veilig Mailen is een adequate oplossing die ons in staat stelt (privacy) gevoelige of vertrouwelijke gegevens van cliënten op een gemakkelijke, professionele en veilige manier te verzenden.”