Waarom uw organisatie een veilige oplossing voor het uitwisselen van bestanden nodig heeft

Het digitaal verzenden van bestanden is niet meer weg te denken uit onze werkprocessen. Waar sommige branches nog het liefst werken met USB-sticks, is dit voor veel organisaties een no-go. Het verlies van zo’n stick kan grote gevolgen hebben, als de informatie die erop staat ook nog eens gemakkelijk toegankelijk is. Daarnaast is er ook tal van software beschikbaar die zich toespitst op het verzenden van grote bestanden. Maar, als we hier beter naar kijken, dan zien we dat deze diensten vaak niet voldoen aan de geldende regelgevingen. 

veilig delen

Waarom grote bestanden delen het best via de mail kan:

  •   Snelheid
    Na verzending heeft de ontvanger binnen no-time de bestanden binnen. Dit kost u als organisatie niet alleen veel tijd, maar zal voornamelijk ook de productiviteit verhogen.
  •   Veiligheid
    Middels zero-knowledge end-to-end encryptie heeft slechts de geauthenticeerde ontvanger toegang tot uw bestanden – geheel volgens de richtlijnen van de AVG.
  •   Efficiency
    Bestanden kunnen elk moment van de dag worden verzonden, ongeacht tijdstip of locatie van zowel de verzender als de ontvanger. 
  •   Overzicht in de verzonden bestanden
    Bestanden die per e-mail worden verzonden, zijn eenvoudig terug te zien in de verzonden items. Op deze manier houdt u overzicht over al mailverkeer en kunt u altijd zien welke bestanden er zijn verzonden en naar wie.
  •   Blijf in controle over uw verzonden bestanden
    Bij het verzenden van grote bestanden per mail, zijn er veiligheidsopties die verkeerd verzonden bestanden kunnen terugtrekken. Denk hierbij aan bestanden die per ongeluk naar de verkeerde persoon zijn verzonden en mogelijk kunnen leiden tot een datalek.

Wat is de maximale grootte bij het verzenden van grote bestanden per e-mail?

  • Outlook: Maximum van 10MB voor gratis accounts en 25MB voor betaalde accounts.
  • Gmail: Maximum van 25MB
  • G Suite: Maximum van 25MB. Voor grotere bestanden wordt het aangeraden om gebruik te maken van Google Drive
  • Yahoo: Maximum van 25MB, wat geldt voor zowel het e-mailbericht als de bijlage.

Dit is wat gratis diensten als WeTransfer en Dropbox onveilig maakt

wetransfer en dropbox

We kennen ze allemaal waarschijnlijk wel: diensten zoals WeTransfer en Dropbox waarmee grote bestanden kunnen worden uitgewisseld. Via de website kunnen bestanden tot wel 20G worden geselecteerd, waarna de ontvanger een e-mail ontvangt met de bestanden. Eenvoudig? Ja. Snel? Ook. Veilig? Nee! Waarom?:

  1. Geen end-to-end encryptie, waardoor de bestanden niet beveiligd worden verzonden. Als deze tijdens verzending onderschept zouden worden, dan zou informatie toegankelijk kunnen zijn voor onbevoegden.
  2. Geen sterke beveiligingsoptie zoals twee-factor-authenticatie.
  3. Geen check op de verzonden bestanden, waardoor eventueel verkeerd geselecteerde bestanden niet opgemerkt zouden worden.
  4. Verkeerd verzonden bestanden kunnen achteraf niet meer worden geblokkeerd.

Deze functionaliteiten helpen bij het veilig verzenden van grote bestanden


Het delen van bestanden willen we veilig en eenvoudig kunnen. Maar, hoe gaat dat precies en wat helpt daarbij? Bij het kiezen van een oplossing die het verzenden van grote bestanden mogelijk maakt, helpen o.a. deze functionaliteiten daarbij:

  • Bestandslimiet wat de gemiddelde bestandsgrootte van een e-mailclient overschrijdt.
  • De mogelijkheid om specifieke bestandsgroottes en -types op te vragen, zodat u direct de juiste bestanden ontvangt. Op een veilige manier!
  • Een extra check op bestanden, voordat het e-mailbericht wordt verzonden.
  • Portalen waar bestanden eenvoudig kunnen worden geüpload, waarbij bestanden direct bij de juiste personen/afdelingen terechtkomen.
  • Zero-knowledge end-to-end encryptie

Wat zijn de voordelen voor het verzenden met SmartLockr?

Grote bestanden mailen
  •   SmartLockr heeft een functie, waarbij zowel bijlagen als ontvangers moeten worden bevestigd, vóórdat het bericht kan worden verzonden.
  •   Heeft u bestanden als bijlage toegevoegd aan een e-mail, maar was dit niet de bedoeling? Dan kunt u deze bestanden achteraf nog blokkeren voor de ontvanger.
  •   U kunt specifiek aangeven welke bestanden u wenst te ontvangen. Uploadverzoeken maken het gemakkelijk om bestanden op een eenvoudige manier op te vragen en toegestuurd te krijgen.
  •   Bestanden worden veilig verzonden, met zero-knowledge. Niemand kan de inhoud van het bestand inzien, behalve de geauthenticeerde ontvanger.

Probeer nu vrijblijvend

SmartLockr How-to

Bevestigen van bijlagen en ontvangers

Email en bestand bevestigen4d4bc908.autosave12

SmartLockr How-to

Blokkeren van verzonden e-mails, bestanden en ontvangers

FF Tracking and blocking NL 1.4

Hoe u (grote) bestanden veilig kunt verzenden en ontvangen met SmartLockr

Met SmartLockr kunt u bestanden op verschillende manieren uitwisselen, altijd met de juiste veiligheidsmaatregelen:

1.  Verzend bestanden als bijlage in een e-mail

  •   U kunt veilig grote bestanden versturen. (Grote) bestanden kunnen eenvoudig worden toegevoegd aan uw bericht.
  •   U voegt uw bestanden toe, SmartLockr zorgt voor de passende veiligheid. 
  •   Zonder uw werkprocessen te verstoren, kunt u gemakkelijk bestanden uitwisselen.
Verzend bestanden als bijlagen in een e-mail

2.  Vraag de juiste bestanden aan met een uploadverzoek

Uploadverzoek

Wilt u eenvoudig en snel de juiste bestanden toegestuurd krijgen? Met een uploadverzoek hoeft u zich geen zorgen meer te maken over de juiste stroom aan binnenkomende documenten.

  •   SmartLockr maakt het mogelijk om vooraf in te stellen welk type bestand en in welk formaat u dit wilt ontvangen.
  •   Daarbij kunt u aangeven welke afdeling/persoon deze bestanden moet ontvangen of kunt u aangeven wie hiervan op de hoogte moet worden gesteld.

3. Creëer een veilige omgeving op uw website met een webportaal

Door een veilig portaal te bouwen op uw website, kunnen bestanden makkelijk en veilig naar u toe worden gestuurd. 
  •   Makkelijk, snel én gebruiksvriendelijk kunt u bestanden ontvangen.
  •   Het webportaal kan eenvoudig worden geïntegreerd in de website en kan worden ingericht in de eigen huisstijl
  •   Als verzender hoeft er geen e-mailadres meer worden toegevoegd, waardoor het versturen naar de verkeerde persoon wordt uitgesloten.

 

Creëer een veilige omgeving op uw website met een webportaal

Retentie periode: Stel zelf in hoelang uw bestanden beschikbaar blijven.


Hoelang uw verzonden bestanden beschikbaar blijven voor de ontvanger, kunt u zelf instellen. Standaard is dit 14 dagen . Maar dit kunt u eenvoudig uitbreiden*.
Bij het verzenden van de bestanden, kunt u ook de toegang beperken. Met een extra optie in de menubalk aan de linkerzijde, kunt u een dag en tijdstip aangeven waarop het downloaden van de bijlagen komt te vervallen.

* Cloudvariant tegen een meerprijs

"Het grootste probleem wat wij wilden overbruggen, is het stukje veiligheid in online communicatie. Vanwege de beveiliging die geëist wordt - bij het verzenden en ontvangen van bestanden en documenten - wilden wij graag een veilige en klantvriendelijke oplossingDat hebben we gevonden met SmartLockr. Bestanden kunnen nu makkelijk worden opgeslagen en verzonden. Daarnaast was het heel eenvoudig om de software te implementeren. In nog geen half uur hebben wij de SmartLockr applicatie volledig geïnstalleerd."

- Sander Toussaint, Toussaint Zorg & Inkomen Advies

→ LEES MEER: Veiligheid gaf Sander Toussaint de doorslag voor SmartLockr te kiezen

Ons verschil


Kiest u voor SmartLockr, dan kiest u voor veiligheid én gemak. Wij maken namelijk het verschil door: 

Gebruiksvriendelijkheid

Communiceer veilig zonder dat het de werkprocessen van u en uw werknemers verstoort. Onze oplossing is zeer gebruiksvriendelijk, waardoor het ook daadwerkelijk wordt gebruikt.

Het vergroten van bewustwording

Als u als gebruiker meer bewust bent van wat u doet, dan wordt de kans op een fout verkleind. Hiermee kan worden voorkomen dat gegevens naar de verkeerde persoon worden gestuurd.

Voldoen aan regelgevingen

Met het gebruik van SmartLockr, voldoet u aan regelgevingen zoals de AVG, NTA 7516 en Wvggz. Hierdoor werkt u altijd volgens de geldende normen, zonder hier extra maatregelen voor te hoeven nemen.

SmartLockr: Veilig bestanden versturen


Grote bestanden veilig delen is eenvoudiger dan u misschien denkt en kan gewoon vanuit uw vertrouwde Outlook omgeving
Benieuwd hoe? Ontdek het in een gratis demo of trial.

Probeer nu vrijblijvend