Waarom je organisatie een veilige oplossing voor het uitwisselen van bestanden nodig heeft

Het digitaal verzenden van bestanden is niet meer weg te denken uit onze werkprocessen. Waar sommige branches nog het liefst werken met USB-sticks, is dit voor veel organisaties een no-go. Het verliezen van zo’n stick kan grote gevolgen hebben, als de informatie die erop staat ook nog eens gemakkelijk toegankelijk is. Daarnaast is er ook tal van software beschikbaar die zich focust op het verzenden van grote bestanden. Maar, als we hier beter naar kijken, zien we dat deze diensten vaak niet voldoen aan de regelgevingen. 

veilig delen

Waarom grote bestanden delen het best via de mail kan:

  •   Snelheid
    Na verzending heeft de ontvanger binnen no-time de bestanden binnen. Dit scheelt je als organisatie niet alleen veel tijd, maar zal voornamelijk ook de productiviteit verhogen.
  •   Veiligheid
    Via zero-knowledge end-to-end encryptie heeft slechts de geauthenticeerde ontvanger toegang tot je bestanden – geheel volgens de richtlijnen van de AVG.
  •   Efficiency
    Bestanden kunnen elk moment van de dag worden verzonden, ongeacht het tijdstip of de locatie van zowel de verzender als de ontvanger. 
  •   Overzicht in de verzonden bestanden
    Bestanden die per e-mail worden verzonden, zijn eenvoudig terug te zien in de verzonden items. Op deze manier houd je overzicht over al je mailverkeer en kun je altijd zien welke bestanden er zijn verzonden en naar wie.
  •   Blijf in controle over je verzonden bestanden
    Verkeerd verzonden bestanden kunnen worden teruggetrokken.  Denk hierbij aan bestanden die per ongeluk naar de verkeerde persoon zijn verzonden en mogelijk kunnen leiden tot een datalek.

Wat is de maximale grootte bij het verzenden van grote bestanden per e-mail?

  • Outlook: Maximum van 10MB voor gratis accounts en 25MB voor betaalde accounts.
  • Gmail: Maximum van 25MB
  • G Suite: Maximum van 25MB. Voor grotere bestanden wordt het aangeraden om gebruik te maken van Google Drive
  • Yahoo: Maximum van 25MB, wat geldt voor zowel het e-mailbericht als de bijlage.

Dit is wat gratis diensten als WeTransfer en Dropbox onveilig maakt

wetransfer en dropbox

Je kent ze waarschijnlijk wel: diensten zoals WeTransfer en Dropbox waarmee grote bestanden kunnen worden uitgewisseld. Via de website kunnen bestanden tot wel 20G worden verstuurd, waarna de ontvanger een e-mail ontvangt met de bestanden. Eenvoudig? Ja. Snel? Ook. Veilig? Nee! Waarom niet? 

Omdat (er): 

  1. Geen end-to-end encryptie is, waardoor de bestanden niet beveiligd worden verzonden. Als deze tijdens verzending onderschept zouden worden, zou informatie toegankelijk kunnen zijn voor onbevoegden.
  2. Geen sterke beveiligingsoptie is, zoals twee-factor-authenticatie.
  3. Geen check op de verzonden bestanden zijn, waardoor eventueel verkeerd geselecteerde bestanden niet opgemerkt zouden worden.
  4. Verkeerd verzonden bestanden kunnen achteraf niet meer worden geblokkeerd.

Deze functionaliteiten helpen bij het veilig verzenden van grote bestanden


Het delen van bestanden wil je veilig en eenvoudig kunnen doen. Maar, hoe gaat dat precies en wat heb je daarvoor nodig? Bij het kiezen van een oplossing die het verzenden van grote bestanden mogelijk maakt, helpen o.a. deze functionaliteiten:

  • Bestandslimiet dat de gemiddelde bestandsgrootte van een e-mailclient overschrijdt.
  • De mogelijkheid om specifieke bestandsgroottes en -types op te vragen, zodat je direct de juiste bestanden ontvangt. Op een veilige manier!
  • Een extra check op bestanden, voordat het e-mailbericht wordt verzonden.
  • Portalen waar bestanden eenvoudig kunnen worden geüpload, waarmee bestanden direct bij de juiste personen/afdelingen terechtkomen.
  • Zero-knowledge end-to-end encryptie

Wat zijn de voordelen van het verzenden met SmartLockr?

Grote bestanden mailen
  •   SmartLockr heeft een functie, waarbij zowel bijlagen als ontvangers moeten worden bevestigd, vóórdat het bericht kan worden verzonden.
  •   Heb je bestanden als bijlage toegevoegd aan een e-mail, maar was dit niet de bedoeling? Dan kun je deze bestanden achteraf nog blokkeren voor de ontvanger.
  •   Je kunt specifiek aangeven welke bestanden je wil ontvangen. Uploadverzoeken maken het makkelijk om bestanden op een eenvoudige manier op te vragen en toegestuurd te krijgen.
  •   Bestanden worden veilig verzonden, met zero-knowledge. Niemand kan de inhoud van het bestand inzien, behalve de geauthentiseerde ontvanger.

Gratis Demo

SmartLockr How-to

Bevestigen van bijlagen en ontvangers

Email en bestand bevestigen4d4bc908.autosave12

SmartLockr How-to

Blokkeren van verzonden e-mails, bestanden en ontvangers

FF Tracking and blocking NL 1.4

Hoe je (grote) bestanden veilig kunt verzenden en ontvangen 

Met SmartLockr kun je bestanden op verschillende manieren uitwisselen, altijd met de juiste veiligheidsmaatregelen:

1.  Verzend bestanden als bijlage in een e-mail

  •   Je kunt veilig grote bestanden versturen. (Grote) bestanden kunnen eenvoudig worden toegevoegd aan uw bericht.
  •   Je voegt bestanden toe, SmartLockr zorgt voor de passende veiligheid. 
  •   Zonder je werkprocessen te verstoren, kun je gemakkelijk bestanden uitwisselen.
Verzend bestanden als bijlagen in een e-mail

2.  Vraag de juiste bestanden aan met een uploadverzoek

Uploadverzoek

Wil je eenvoudig en snel de juiste bestanden toegestuurd krijgen? Met een uploadverzoek hoef je je geen zorgen meer te maken over de juiste stroom aan binnenkomende documenten.

  •   SmartLockr maakt het mogelijk om vooraf in te stellen welk type bestand en in welk formaat je dit wilt ontvangen.
  •   Daarbij kun je aangeven welke afdeling/persoon deze bestanden moet ontvangen of kun je aangeven wie hiervan op de hoogte moet worden gesteld.

3. Creëer een veilige omgeving op je website met een portaal

Door een veilig portaal te bouwen op je website, kunnen bestanden makkelijk en veilig naar je toe worden gestuurd. 
  •   Makkelijk, snel én gebruiksvriendelijk kun je bestanden ontvangen.
  •   Het webportaal kan eenvoudig worden geïntegreerd in de website en kan worden ingericht in de eigen huisstijl
  •   Als verzender hoeft er geen e-mailadres meer worden toegevoegd, waardoor het versturen naar de verkeerde persoon wordt uitgesloten.

 

Creëer een veilige omgeving op uw website met een webportaal

Retentie periode: Stel zelf in hoelang je bestanden beschikbaar mogen blijven


Hoelang je verzonden bestanden beschikbaar blijven voor de ontvanger, kun je zelf instellen. Standaard is dit 14 dagen . Maar je kunt dit eenvoudig uitbreiden*.

Bij het verzenden van de bestanden, kun je ook de toegang beperken. Met een extra optie in de menubalk aan de linkerzijde, kun je een dag en tijdstip aangeven waarop het downloaden van de bijlagen komt te vervallen.

* Cloudvariant tegen een meerprijs

"Het grootste probleem wat wij wilden overbruggen, is het stukje veiligheid in online communicatie. Vanwege de beveiliging die geëist wordt - bij het verzenden en ontvangen van bestanden en documenten - wilden wij graag een veilige en klantvriendelijke oplossingDat hebben we gevonden met SmartLockr. Bestanden kunnen nu makkelijk worden opgeslagen en verzonden. Daarnaast was het heel eenvoudig om de software te implementeren. In nog geen half uur hebben wij de SmartLockr applicatie volledig geïnstalleerd."

- Sander Toussaint, Toussaint Zorg & Inkomen Advies

→ LEES MEER: Veiligheid gaf Sander Toussaint de doorslag voor SmartLockr te kiezen

Ons verschil


Kies je voor SmartLockr, dan kies je voor veiligheid én eenvoud. Wij maken namelijk het verschil door: 

Gebruiksvriendelijkheid

Veilig en simpel werken: dat is wat SmartLockr mogelijk maakt. Zonder ingewikkelde handelingen en verstoren van de werkprocessen  kunnen zowel verzender en ontvangers veilig communiceren. 

Het vergroten van bewustwording

De menselijke fout is het grootste type datalek. Door de gebruiker te helpen met notificaties en meldingen tijdens het e-mailproces, kunnen we voorkomen dat informatie bij de verkeerde persoon terechtkomt.

Voldoen aan regelgevingen

SmartLockr voldoet aan de AVG en is NTA 7516 gecertificeerd. Hierdoor werk je altijd volgens de geldende normen, zonder hier extra maatregelen voor te hoeven nemen.

Bestanden veilig versturen doe je met SmartLockr

Grote bestanden veilig delen is eenvoudiger dan je wellicht denkt. Gewoon, vanuit je vertrouwde Outlook omgeving.
Benieuwd hoe? Ontdek het in een gratis demo.

GRATIS DEMO