SmartLockr - nov 9, 2020

Blockera skickade E-postmeddelanden

Blockera skickade E-postmeddelanden

SmartLockr: En plattform med olika egenskaper. I denna serie kommer vi att framhäva en av egenskaperna varje fredag för att visa hur en säker och användarvänlig e-postlösning ser ut. Vi förklarar kortfattat och enkelt, på mindre än 500 ord.

Idag tar vi upp blockering av redan skickade e-postmeddelanden. Fortsätt läsa för att få reda på mer om hur detta fungerar!

 

Varför misstag görs

Att skicka e-postmeddelanden är enkelt: man komponerar ett meddelande, väljer en mottagare eller fler, bifogar filer och så är det klart!

  • Men vad händer om man i efterhand inser att man skickat fel filer?
  • Eller att man skickat rätt filer men till fel mottagare?

 

Ett exempel: 
Du ska dela filer ang. en kund, X, till din kollega Maria. Du komponerar meddelandet, väljer filer och skickar meddelandet. Det visar sig dock att du skickat meddelandet till en annan Maria: en av dina andra kunder, istället för till din kollega. Konsekvensen - en dataläcka!
Utan att reagera utför vi ofta handlingar av ren vana. Detta gör att det inte alltid blir helt rätt i slutändan och misstag kan uppstå.

 

Hur blockering av e-postmeddelanden kan hålla din data säkrad

Outlook erbjuder möjligheten att dra tillbaka meddelanden, men detta fungerar inte alltid felfritt. Till exempel fungerar inte tillbakakallningen om mottagaren använder en annan e-postlösning än Outlook eller om meddelandet redan har flyttats till en annan mapp av mottagaren.

Så, SmartLockrs lösning har dessa fördelar:

  • Skickade e-postmeddelanden förblir i ’Sent Items’, på så sätt kan man enkelt gå tillbaka och överblicka sina skickade meddelanden.
  • Blockering av e-post fungerar även om mottagaren inte använder SmartLockr eller om meddelandet har flyttats till en annan mapp

 

Block-1


Det finns 3 sätt att blockera felaktigt skickade meddelanden:

 

1. Blockering av mottagare

Med bara ett klick kan man blockera önskad mottagare. Genom en god överblick kan man se vilka meddelandet har skickats till och därifrån välja en eller flera mottagare som ska blockeras.

 

2. Blockera filer

Valde du rätt mottagare men bifogade fel filer till e-postmeddelandet? I detta fall kan du välja att bara blockera filerna. Man kan också välja att blockera filerna för alla eller bara en specifik mottagare om man skickat meddelandet till flera mottagare. Detta har sina fördelar för att ha kontroll över vem som kan och inte kan se bilagor. Detta sparar också tid då man inte behöver blockera alla mottagare och sedan göra om hela processen för att skicka filerna på nytt.

 

3. Blockera hela e-postmeddelandet

If it appears that the entire message has been sent incorrectly, you can completely block it. This blocks all recipients as wellOm det verkar som att hela meddelandet har skickats på fel sätt så kan man blockera det helt och hållet. Detta gör så att alla mottagare och alla bifogade filer återkallas helt och hållet. En åtgärd som kan bespara väldigt mycket besvär!


Ett misstag kan hända även den bästa. Därför hjälper vi på SmartLockr till att förhindra risken för en dataläcka - att förhindra dataläckor är vårt uppdrag!

Möjliggör säker kommunikation för din organisation. Upptäck hur SmartLockr kan hjälpa er. Boka en demo nu!

Written by SmartLockr